Fusie van BV’s goed geregeld via tienstappenplan!

Samengaan van BV’s

Het samengaan van BV’s door middel van een juridische fusie is een goede manier om de ondernemingsstructuur te vereenvoudigen. Het wordt vaak gebruikt in de situatie waarbij de ene BV (de verkrijgende vennootschap), waar nog veel bedrijfsactiviteiten plaatsvinden, samengaat met een andere BV (de verdwijnende vennootschap) met nagenoeg dezelfde activiteiten of waarvan de activiteiten op een lager pitje staan. Daarbij is het mogelijk dat een verkrijgende BV gaat fuseren met meerdere verdwijnende BV’s. Bij de fusie worden de aandeelhouders van de verdwijnende BV aandeelhouder van de verkrijgende BV.

Het grote voordeel. Bij de fusie worden alle activa en passiva van de verdwijnende BV overgenomen door de verkrijgende BV. Het grote voordeel is dat de activa en passiva van de verdwijnende BV (juridisch) ‘onder algemene titel’ overgaan op de verkrijgende BV. De overdracht van onroerende zaken (bedrijfspand), BV-aandelen, machines, voorraden, vervoermiddelen of andere bedrijfsmiddelen hoeven niet bij afzonderlijke akten (dus hiervoor minder kosten) te worden geregeld.

Welke procedurestappen zetten?

Wat moet u bewaken? Voor de procedure van een juridische fusie gelden strenge wettelijke regels. Bewaak - in nauw overleg met de accountant en de notaris - dat de volgende stappen worden gevolgd:

1. Fusievoorstel. Door de besturen (directies) van de vennootschappen die gaan fuseren, moet een fusievoorstel worden opgesteld. In dat voorstel moet in ieder geval worden opgenomen:

a. de naam, de rechtsvorm en de statutaire zetel van de verkrijgende en de verdwijnende BV;

b. de statuten van de verkrijgende BV, zoals die thans luiden of zoals die na de fusie zullen gaan luiden;

c. of er, en zo ja welke, (winst)rechten, voordelen of vergoedingen na de fusie zullen worden toegekend aan derden;

d. of er, en zo ja welke, voordelen na de fusie zullen worden toegekend aan bestuurders of commissarissen van de te fuseren (of andere) vennootschappen;

e. de samenstelling van het bestuur van de verkrijgende BV na de fusie;

f. het tijdstip met ingang waarvan de financiële gegevens van de verdwijnende BV zullen worden verantwoord in de jaarrekening van de verkrijgende BV;

g. de ruilverhouding tussen de aandelen van de verkrijgende en de verdwijnende BV;

h. de datum vanaf wanneer de aandeelhouders van de verdwijnende BV gaan meedelen in de winst van de verkrijgende BV;

i. of er, en zo ja hoeveel, aandelen worden ingetrokken;

j. eventuele voorgenomen maatregelen ten behoeve van aandeelhouders van de verdwijnende BV;

k. voornemens omtrent de werkzaamheden na de fusie;

l. vermelding van wie het besluit tot fusie moet goedkeuren.

Het voorstel tot fusie wordt meestal opgesteld door de notaris in overleg met de accountant.

Nadat het fusievoorstel is opgesteld, moet dit door de besturen van de verkrijgende en verdwijnende vennootschappen worden getekend.

2. Toelichting. Er wordt een toelichting op het fusievoorstel opgesteld. Daarin staan:

• de redenen voor de fusie;
• de te verwachten gevolgen voor de werkzaamheden;
• de gevolgen vanuit juridisch, economisch en sociaal oogpunt.

3. Accountantsverklaring. Met betrekking tot het fusievoorstel is er een accountantsverklaring vereist. Ook stelt de accountant de ruilverhouding van de aandelen vast. Ten slotte stelt de accountant een verslag op met zijn oordeel op de mededelingen in de toelichting.

4. Deponeren. Daarna wordt (door de notaris) bij het Handelsregister ter inzage gelegd:

• het getekende voorstel tot fusie;
• de laatste drie jaarrekeningen van de BV’s die gaan fuseren;
• de accountantsverklaring;
• de laatste drie jaarverslagen (alleen als deze ook jaarlijks ter inzage moeten liggen).

De jaarrekening van het laatste boekjaar mag niet ouder zijn dan zes maanden. Is dat wel het geval, dan moet er een tussentijdse vermogensopstelling worden gemaakt.

Alle stukken die bij het Handelsregister worden gedeponeerd, moeten, tezamen met de toelichting op het fusievoorstel, eveneens ter inzage worden gelegd bij het kantooradres van de verkrijgende BV. Dat mag ook langs elektronische weg.

5. Publicatie. Door middel van een advertentie in een landelijk dagblad (door de notaris) wordt aangekondigd dat alle stukken voor de fusie ter inzage liggen bij het Handelsregister en bij het kantooradres van de verkrijgende vennootschap. Schuldeisers hebben dan de mogelijkheid om bij de rechtbank verzet aan te tekenen tegen de voorgenomen fusie.

6. Verklaring rechtbank. Na verloop van een termijn van één maand kan de notaris bij de rechtbank de zogenoemde ‘verklaring van non-verzet’ opvragen, waaruit blijkt dat er geen schuldeisers zijn die zich tegen de fusie hebben verzet.

7. Fusiebesluit. Daarna kan door de algemene vergadering van aandeelhouders van de fuserende vennootschappen het besluit tot fusie worden genomen. Meestal is daarvoor (volgens de statuten!) een meerderheid vereist van ten minste 2/3 van de stemmen. De notulen van de vergadering van aandeelhouders waarin tot een fusie wordt besloten, moeten bij notariële akte worden opgemaakt (notarieel proces-verbaal van vergadering). Namens de verkrijgende BV mag het fusiebesluit ook worden genomen door het bestuur.

8. Akte van fusie. Daarna kan de notariële akte van fusie worden getekend. In de akte verklaart de notaris dat aan alle formele vereisten van de fusie is voldaan, zodat deze achteraf niet kan worden vernietigd. De fusie wordt van kracht met ingang van de dag nadat de akte is getekend.

9. Inschrijven. Binnen acht dagen nadat de akte is getekend, wordt de fusie door de notaris ingeschreven in het Handelsregister. Daarbij wordt de verdwijnende BV uitgeschreven en blijft alleen de verkrijgende BV voortbestaan. Heeft de verdwijnende BV een onroerende zaak op naam staan (bedrijfspand), dan wordt daarvan door de notaris opgave gedaan aan het Kadaster. Daarin staat dan vermeld dat het bedrijfspand voortaan eigendom is van de verkrijgende BV.

10. Ondernemingsraad. Als voor een (of beide) van de fuserende BV’s een ondernemingsraad is ingesteld, dan moet daaraan tijdig advies worden gevraagd. Dit advies moet tegelijk met het fusievoorstel worden gepubliceerd.

Hoe kan een fusie vaak eenvoudiger?

Vereenvoudigde fusie. Vaak kan een fusie een stuk eenvoudiger. Dat is het geval als er sprake is van een ‘moeder-dochterfusie’ of van een ‘zuster-zusterfusie’. In het eerste geval fuseert een holding-BV met een dochtervennootschap, waarvan de holding-BV alle aandelen heeft. In het tweede geval fuseren twee dochtervennootschappen van dezelfde holding-BV. In beide gevallen verandert er niets in het aandeelhouderschap van de verkrijgende BV. Er komen geen nieuwe aandeelhouders bij.

Eenvoudiger procedure. Bij een vereenvoudigde fusie hoeft geen ruilverhouding van de aandelen te worden vastgesteld en is er geen accountantsverklaring vereist. Ook hoeft geen toelichting te worden opgesteld. Ten slotte kan het fusievoorstel een stuk eenvoudiger omdat de punten sub 1.g. tot en met sub 1.j daarin niet hoeven te worden opgenomen.