E-MAIL - E-MAILGEBRUIK - 26.04.2017

To do or not to do

Ja versus nee

Ja! Er zijn zeker argumenten voor het beheren van uw to do’s via uw mailbox. U spendeert veel tijd in uw mailapplicatie, dus waarom dan nog een tweede applicatie voor to do’s gebruiken? Bovendien komen veel taken via e-mail binnen. Telkens een to do aanmaken in een taakapplicatie voor elke nieuwe taakmail voelt dan aan als overbodig werk. U kunt dus evengoed taakgerelateerde e-mails in uw inbox laten staan. En moet u een to do toevoegen, dan verstuurt u gewoon een mailtje naar uzelf. Gemakkelijk toch?

Nee! Ook het neekamp heeft goede argumenten. Uw e-mail is bedoeld voor communicatie. Door er taken door te mengen, vervuilt u uw inbox. Zo kost het meer moeite om uw echte mail snel te verwerken. Bovendien is een map met mails helemaal niet afgestemd op het beheer van taken. Hoe vindt u bv. de dringendste taak tussen uw e-mails? Of hoe plaatst u een taak hoger op de prioriteitenlijst? Dat werkt niet in een mailmap.

Waarheid in het midden. Zolang u maar een beperkt aantal to do’s heeft, is het haalbaar om dit via uw mailbox te doen. Zodra u taken gestructureerd wilt beheren, kunt u niet om een echte taakapplicatie heen. Kies een taakapp die goed integreert met uw mail, zodat u een e-mail snel kunt omzetten in een taak.

Outlook

Outlook-gebruikers zitten alvast goed, want dat mailprogramma bevat ook een gedeelte voor taakbeheer. Daarin kunt u to do’s aanmaken, prioriteiten zetten en reminders instellen. Een bericht zet u om in een taak door het naar Tasks te verslepen. Ook gevlagde berichten worden opgenomen in uw taken, maar in een aparte categorie ( https://goo.gl/2MBnul ).

Jammer genoeg is in de mobiele Outlook-app het taakbeheer over het hoofd gezien. U kunt de app wel koppelen aan taakapp Wunderlist ( https://www.wunderlist.com ). Uw Wunderlist-taken worden dan zichtbaar in uw Outlook agenda. Tip.  Als uw mailaccount op een Exchange-server staat, kunt u de taken die u in de Outlook-software maakt wel in de Herinneringen- app van een iPhone krijgen. Bij het instellen van uw mailaccount op uw iPhone moet u dan de optie Herinneringen aanzetten.

Webmail

In de meeste webmaildiensten zit al een eenvoudige taakplanner. In Gmail bv. opent u via het uitrolmenu linksboven de takenlijst. Als u een bericht selecteert kunt u het via More ; Add to Tasks toevoegen aan uw takenlijst. Helaas is dit niet mogelijk in de mobiele app.

Voor intensiever taakbeheer kijkt u beter uit naar een aparte app zoals Wunderlist, Todoist ( https://todoist.com ), Remember the Milk ( https://www.rememberthemilk.com ) of Any.do ( https://www.any.do ). Deze uitgebreide apps werken goed samen met e-mail. Dankzij een browseradd-on kunt u uw taken ook beheren vanuit uw webmail en zo e-mails als taken toevoegen. Of u kunt een e-mail die een to do is, doorsturen naar een speciaal adres om deze toe te voegen aan uw takenlijst.

IFTTT

Gebruikt u liever de taakapp op uw smartphone? Dan kunt u zelf een koppeling maken tussen uw mail en deze app via een geschikt IFTTT -recept ( https://ifttt.com ). Een voorbeeld vindt u hier: https://goo.gl/upJ2WZ .