Handboek fiscus ook van belang voor kleine ondernemer

Administratieplicht

Boekhouding. Als ondernemer bent u wettelijk verplicht een administratie te voeren. Het spreekt voor zich dat aan de administratie van een midden- en kleinbedrijf andere eisen worden gesteld dan aan grote ondernemingen. Zo hoort een grote onderneming door functiescheiding en door de administratieve organisatie zicht te hebben op het hele bedrijfsgebeuren. Van een eenmanszaak of vennootschap onder firma kan functiescheiding niet worden verwacht.

Wie is er geïnteresseerd? Als het goed is, heeft u niet alleen een boekhouding omdat dit moet, maar ook omdat u zonder boekhouding allerlei informatie zou missen die u in uw bedrijf nodig heeft. Maar ook de bank heeft interesse in uw cijfers, bijvoorbeeld bij het verstrekken van een lening. Last but not least is ook de Belastingdienst geïnteresseerd in uw boekhouding.

Controle door de Belastingdienst

Verplicht om informatie te verstrekken. Om ervoor te zorgen dat u meewerkt aan een controle door de Belastingdienst, is het wettelijk geregeld dat u alle informatie die van belang kan zijn voor de heffing en inning van belastingen, aan de Belastingdienst moet verstrekken. Let op. Het gaat dan niet alleen om de belasting die u zelf moet betalen, maar ook om die van anderen, zoals uw leveranciers en afnemers.

Bevoegdheden fiscus. De bevoegdheden van de Belastingdienst gaan ver, maar de Belastingdienst is wel gebonden aan de wettelijke bepalingen die gaan over belastingcontrole en ook aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Zo mag de fiscus u niet ‘pesten’ door de controle extra lang te laten duren, zich niet intimiderend of vooringenomen opstellen en bijvoorbeeld geen correspondentie of adviezen gaan inzien bij uw accountant.

Hoe controleert de Belastingdienst?

Aanpak. Als de Belastingdienst uw boeken komt controleren, wil deze graag weten of de gegevens in uw boekhouding volledig en juist zijn.

Interne controle in orde? De Belastingdienst kan actief uw boekhouding ondersteboven keren om na te gaan of alles klopt, maar de Belastingdienst kan ook kijken of uw bedrijf zodanig is georganiseerd dat uw administratieve processen en de controle daarop redelijkerwijs garanderen dat de gegevens in uw boekhouding volledig zijn en ook kloppen. Bij gebruik van kassa’s die aan de norm voldoen bijvoorbeeld, weet de fiscus dat de verwerkte boekingen niet gewijzigd kunnen worden. Dit zorgt voor extra betrouwbaarheid, maar de volledigheid kan de fiscus hieruit niet afleiden.

Geen dubbel werk. De Belastingdienst doet liever geen dubbel werk en wil bovendien de ‘overlast’ van een controle zo gering mogelijk houden. Bij het vaststellen van wat er gecontroleerd gaat worden, gaat de Belastingdienst na wie er al bepaalde controles hebben verricht. Dit kan een medewerker binnen het bedrijf zijn, maar bijvoorbeeld ook een externe accountant of een toezichthouder van de overheid. Tip. Documenteer ook zelf wat er gecontroleerd is en hoe. Geef aan wat u met uw bevindingen heeft gedaan. Als de Belastingdienst weet welke controles er al verricht zijn en hoe goed dit is gedaan, past men de controleaanpak hierop aan.