Hoe als DGA controle houden over de directeur?

Bedrijfsopvolger. Als bedrijfsopvolger voor zijn BV heeft Jan zijn zoon Arie in gedachten. Dus wil Jan een besluit nemen in de vergadering van aandeelhouders om Arie (naast Jan) tot directeur te benoemen. Alleen heeft Jan dan een probleem. In de statuten staat namelijk dat iedere directeur zelfstandig bevoegd is om de BV te ‘vertegenwoordigen’. Zo wordt dat ook ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Op naam van BV contracten sluiten

Zelfstandig tekenen. Dit betekent dat Arie op naam van de BV contracten mag sluiten die voor de BV grote financiële gevolgen kunnen hebben. Bijvoorbeeld de aankoop van een bedrijfspand, de overname van een andere onderneming of het sluiten van duurovereenkomsten. De handtekening van Jan is dan niet meer vereist. Als Arie heeft getekend, is de BV daaraan gebonden en zal de BV haar verplichtingen moeten nakomen.

Besluit aandeelhouders. Jan denkt die problemen te voorkomen door als DGA een besluit te nemen waarin staat dat een directeur voor de uitvoering van besluiten die een bepaalde waarde te boven gaan, de voorafgaande goedkeuring nodig heeft van de vergadering van aandeelhouders. Zonder die goedkeuring mag er niet worden getekend. Let op. Dat besluit van de aandeelhouders heeft echter slechts beperkte werking. Dat werkt namelijk - anders dan in de praktijk vaak wordt gedacht - niet hetzelfde als bij een vennootschap onder firma (Vof).

Anders bij Vof. Bij de inschrijving in het Handelsregister van vennoten van een Vof kan worden vermeld dat iedere vennoot tot een bepaald bedrag (bijvoorbeeld € 25.000,-) zelfstandig bevoegd is om te tekenen en dat de vennoten boven dat bedrag gezamenlijk bevoegd zijn. Als er een contract wordt afgesloten voor € 30.000,-, dan weet iedere contractspartij van de Vof dat er minimaal twee handtekeningen onder het contract moeten staan.

Belangrijk. Bij inschrijving van bestuurders (directeuren) van een BV in het Handelsregister kan alleen worden vermeld of ze zelfstandig dan wel gezamenlijk bevoegd zijn. Als een directeur zelfstandig bevoegd is, mag hij namens de BV alle rechtshandelingen verrichten. Een contractspartij van de BV hoeft dan niet te controleren of een directeur de goedkeuring nodig heeft van de aandeelhouders. Heeft een zelfstandig bevoegde directeur getekend, dan moet de BV haar verplichtingen nakomen. De BV kan slechts een vordering tot schadevergoeding instellen tegen de directeur als die zijn boekje te buiten is gegaan.

Oplossing: statuten van de BV wijzigen

Controle behouden. De enige mogelijkheid voor Jan is om via de notaris de statuten te wijzigen. Daarin kan er een onderscheid worden gemaakt tussen ‘directeuren’ en ‘algemeen directeuren’. Er kan worden bepaald dat bestuurders in de functie van ‘directeur’ gezamenlijk bevoegd zijn en dat bestuurders in de functie van ‘algemeen directeur’ zelfstandig bevoegd zijn. Nadat de statutenwijziging is getekend, wijzigt Jan zijn functie van directeur in ‘algemeen directeur’. Vervolgens benoemt hij Arie tot directeur. Zo blijft Jan zelfstandig bevoegd om te tekenen (wat wel zo handig is!). En als Arie een contract sluit, is ook steeds de handtekening van Jan nodig. Zo behoudt Jan de controle totdat Arie op eigen benen kan staan.