E-MAIL - VARIA - 17.11.2016

HelpMonks: e-mail voor teams

Wat doet Helpmonks?

Ook al mailen uw klanten initieel naar sales@uwzaak.com of support@uwzaak.com , dan nog bestaat de kans dat uw medewerkers antwoorden via hun persoonlijke e-mailadres. Daardoor ziet u als manager of teamleader niet welke berichten binnenkomen en hoe (snel) daarop gereageerd wordt.

Helpmonks ( http://www.helpmonks.com ) wil dit vermijden door middel van gemeenschappelijke mailboxen. Die moeten niet alleen de opvolging van de communicatie met uw klanten vergemakkelijken, maar moeten ook de samenwerking binnen het team opkrikken.

Zo begint u eraan

Mailbox instellen. Wanneer u zich registreert voor de gratis testversie van Helpmonks, kunt u meteen een eigen ‘team url’ kiezen (in de vorm van bv. https://uwzaak.helpmonks.com ). Zodra u via de bevestigingsmail ingelogd bent, mag u uw eerste ‘shared mailbox’ instellen. Wilt u die voor uw supportteam, dan geeft u hem bv. de naam ‘Support’. U geeft hiervoor ook het oorspronkelijke e-mailadres in dat u tot nu toe altijd al gebruikte (bv. support@uwzaak.com ).

Forwarden. Vervolgens krijgt u een ingewikkeld Helpmonks-mailadres toegewezen dat bestaat uit een heleboel cijfers en letters. Het is nu de bedoeling om alle mails die op support@uwzaak.com toekomen te laten forwarden naar dit Helpmonks-mailadres. Dat moet gebeuren bij de hosting provider waar u uw domeinnaam geregistreerd heeft. Doorgaans kan dat gemakkelijk via de ‘domeinbeheer’-rubriek op diens website (nadat u daar ingelogd bent), maar ook uw IT-verantwoordelijke kan u uiteraard helpen.

Hoe werkt het?

Teamleden toekennen. Helpmonks laat u meerdere mailboxen aanmaken, dus niet alleen voor support, maar ook voor bv. sales, technische vragen, marketing, … U vindt die allemaal terug onder Mailboxes . Via het icoon met de schuifknop kunt u ze beheren. Een specifieke medewerker toegang verlenen tot een bepaalde mailbox doet u via de Administration -afdeling. Vreemd vinden wij wel dat u eerst zelf een wachtwoord voor hem moet kiezen. Zodra hij ingelogd is in Helpmonks, kan hij dat gelukkig wijzigen. Hij krijgt dan ook toegang tot de mailboxen waarvoor u hem toestemming gegeven heeft. Wanneer hij hier bv. antwoordt op een vraag van een klant, dan zien u en de andere teamleden dat ook.

Extra’s. Via de knoppenbalk bovenaan kunnen er ook interne notities aan de mails geplakt worden (Add note) . U kunt de opvolging ook toekennen aan bepaalde collega’s (Assign) . Mails kunnen ook voorzien worden van labels en u kunt ze via Status laten verplaatsen naar de ‘Closed’-, ‘Archived’- of ‘Spam’-folder. Daarnaast kunt u berichten ook forwarden of onderbrengen in een andere mailbox. En via het Dashboard - en Reports -menu bovenaan krijgt u een mooi overzicht van de activiteiten.

Hoeveel kost het?

U kunt Helpmonks gratis uitproberen gedurende 14 dagen. Daarna betaalt u $ 9/maand per aangemaakte mailbox. Het aantal teamleden en mails is dan onbeperkt. Er is ook een permanente gratis versie voor één mailbox en twee gebruikers.