Controle loonadministratie

Wat speelde er? Twee broers drijven samen een familiebedrijf. Ze telen prei en maken hierbij gebruik van veel buitenlandse arbeidskrachten. Vooral Roemeense arbeidsimmigranten werken voor hen op het land.

Forse boetes. Tijdens een controle werd duidelijk dat de gebroeders hun loonadministratie flink hadden verwaarloosd. Als gevolg van allerlei formele gebreken werden zij flink aangepakt door de fiscus. In totaal werd er aan de preibroers voor € 76.000,- aan boetes opgelegd.

Dreigend faillissement

Voortbestaan. Dit was voor de onderneming natuurlijk een flinke tegenvaller. Het voorbestaan van de preitelers kwam in gevaar. Zeker omdat het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid het bedrijf ook nog eens voor twee maanden wilde sluiten. Dit om een voorbeeld te stellen.

Dubbele straf? Een dergelijk tijdelijk werkverbod zou naar verwachting het definitieve faillissement van de onderneming inluiden. Vandaar ook dat de broers hiertegen in het verweer kwamen bij de Raad van State. Stillegging zou voor hen een onevenredig hoge straf betekenen. Bovendien zou er sprake zijn van een dubbele bestraffing omdat er ook al forse boetes zijn opgelegd.

Voortbestaan gered. Gelukkig voor de heren wisten zij de Raad van State, 29.06.2016 (RVS:2016:1803) , te overtuigen. Zij mogen gewoon prei blijven planten en zullen niet tijdelijk het werk moeten neerleggen. Het voorbestaan van de onderneming lijkt daarmee gered. Belangrijke vraag is natuurlijk hoe u problemen met uw loonadministratie voorkomt. Waar moet u op letten?

Identificatie. De grootste problemen ontstaan in de regel bij het identificeren van de werknemers. Zeker bij buitenlandse arbeidskrachten kan dit lastig zijn. Wanneer er geen juiste identificatie plaats heeft gevonden, zal de fiscus het zogenaamde ‘anoniementarief’ willen toepassen. Dit betekent een inhouding van loonheffing tegen het hoogste tarief van 52%. Omdat deze heffing vaak niet meer te verhalen valt op de buitenlandse werknemers, volgt veelal ook nog een brutering hiervan. De rekening voor de werkgever loopt dan snel flink op.

Stappenplan

Om de identificatie van uw werknemer goed te laten plaatsvinden, dient voor zijn eerste werkdag of uiterlijk op de eerste werkdag het volgende stappenplan te worden gehanteerd:

1. U vraagt de werknemer een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien.
2. Als de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, gaat u na of - en onder welke voorwaarden - u de werknemer in Nederland mag laten werken.
3. U controleert het identiteitsbewijs.
4. U controleert of het identiteitsbewijs hoort bij de werknemer die het aanbiedt.
5. U maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart die in uw loonadministratie.
6. U zorgt dat u ten minste het voor de werknemers geldende minimumloon betaalt en hierbij de juiste loonstroken verstrekt.

Controle. Belangrijk is op welke punten u een (buitenlands) identiteitsbewijs moet controleren. Dit kunt u vinden op http://www.rvig.nl Via een app (DutchID) kunt u de juistheid van een Nederlands identiteitsbewijs checken.