Met de feestdagen heb ik daar allemaal geen tijd voor ...
Drukste tijd niet voor boekhouding
Eindejaarsperikelen. Veel horecaondernemers doen de nodige ‘mise-en-place’ met betrekking tot hun bedrijfsadministratie zelf. Zo is er een aantal administratieve handelingen die u ook voor de jaarafsluiting 2016 moet verrichten. Aangezien november voor de meeste horecaondernemers een rustigere periode is, kunt u misschien al het een en ander voorbereiden. Wat is alvast handig om zelf te doen? Wij geven u een aantal tips.
Tip 1. Tussenrekeningen opschonen
Vraag bij uw boekhouder de uitdraaien van de tussenrekeningen op, zoals bijv. ‘vraagposten’. Dit is een grootboekrekening waarop zaken worden geboekt waarmee uw boekhouder niet meteen raad weet, omdat er bijvoorbeeld geen factuur van is. Loop de posten die op de tussenrekeningen geboekt zijn na en zorg ervoor dat de ontbrekende stukken alsnog boven water komen.
Tip 2. Bankafschriften nalopen
Loop uw zakelijke bankafschriften na op volgnummer. Mist u een nummertje? Dan kunt u deze in de meeste gevallen downloaden via internetbankieren bij uw bank. Kijk vervolgens of u van alle afschrijvingen de benodigde facturen, bonnetjes, e.d. in uw boekhouding heeft zitten. Als dit niet het geval is, achterhaal dan de ontbrekende gegevens. Ditzelfde doet u voor alle bijschrijvingen. Het op orde hebben van uw bank, scheelt uw boekhouder een hoop uitzoekwerk en u dus geld! Daarbij is de kans kleiner dat er verkeerde aannames worden gemaakt en dat er posten op de grootboekrekening naar privé verdwijnen.
Tip 3. Privébankafschriften
Loop ook uw privébankafschriften na op zakelijke afschrijvingen. Controleer of u de facturen van deze afschrijvingen in uw administratie heeft zitten. Schrijf op de nota altijd dat u deze privé betaald heeft en check of die ook zijn ingeboekt.
Tip 4. Debiteuren- en poflijst
Vraag een lijst van openstaande posten van debiteuren op. Controleer de lijst op oude posten. Klopt het dat die nog openstaan? Zo ja, onderneem dan actie richting de debiteur. Werkt u met barbonnen (op de pof)? Door uw boekhouder wordt aan het einde van het jaar bekeken welke barbonnen er door uw gasten nog niet zijn betaald. Deze openstaande rekeningen boekt hij onder de post ‘debiteuren’. Tip. Beperk deze post zoveel mogelijk en vraag uw gasten of ze deze bonnen voor het einde van het jaar af willen rekenen.
Tip 5. Crediteuren
Vraag een lijst van openstaande posten van crediteuren op. Kijk of er nog oude posten op staan. Zijn die inderdaad nog niet betaald? Misschien heeft u die reeds privé betaald? Is het misschien oud zeer dat uw leverancier heeft verrekend met de jaarbonus?
Tip 6. De turfadministratie
Alle zaken die u geturfd heeft, bijv. in een logboek, zoals weggeef, privégebruik, breuk, bederf en uitval, kunt u alvast samenvatten in een spreadsheet. Zo hoeft uw boekhouder geen streepjes te tellen. Dat kost veel tijd en u geld.
De checklist ‘Jaarafsluiting’ kunt u downloaden via http://tipsenadvies-horeca.nl/download (HR 20.15.04).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.