Mag u oude nota’s zomaar afboeken?

Lijst openstaande posten. U heeft een crediteurenlijst van uw boekhouder ontvangen waarop een aantal oude posten staan. U ziet in de lijst facturen staan die u niet meer gaat betalen en facturen waarvan u nog maar een gedeelte gaat betalen. Ook staan er posten op de lijst waarvan u weet dat u die reeds betaald heeft. Tijd om die lijst eens duchtig onderhanden te nemen en op te schonen. Mag u openstaande posten zomaar afboeken?

Daar wilt u wel even voor gaan zitten

Posten reeds betaald? Soms komt u posten tegen op de crediteurenlijst waarvan u weet dat deze reeds betaald zijn. Tip. Kijk daarom ook uw privébankafschriften na. Wellicht heeft u deze posten in de hectiek even privé betaald. Als dit niet het geval is, vraag dan uw boekhouder of hij deze posten misschien op een tussenrekening (‘vraagposten’ in vaktaal genaamd) heeft geboekt.

Posten die u niet gaat betalen. Facturen die u eerder boekte en in de kosten zijn geboekt, worden tegengeboekt op de kosten. Uw winst neemt toe omdat de kosten afnemen (omdat u ze niet betaalt).

En wat met de btw?

Btw afgetrokken. Als horecaondernemer heeft u recht op aftrek van btw in het tijdvak waarin u de facturen ontvangen heeft, ook al heeft u die nog niet betaald. Als u een factuur vervolgens ook niet gaat betalen, moet u de btw die u als vooraftrek heeft afgetrokken bij de btw-aangifte, terugbetalen aan de Belastingdienst.

Btw terugbetalen. Als u uw rekening uiteindelijk niet betaalt, zal uw leverancier de al afgedragen btw terugvragen aan de fiscus. Dat is voor de fiscus voldoende aanleiding om de door u al afgetrokken btw bij u te komen halen.

Termijn. De btw-wetgeving verplicht u om de btw weer af te dragen:

• zodra het redelijkerwijs duidelijk is dat u de factuur niet zult betalen;
• in ieder geval twee jaren nadat het factuurbedrag opeisbaar is geworden.

U moet dus weten welke betalingstermijnen er zijn afgesproken, want als de termijn van twee jaar nog niet is verstreken, is het aan de inspecteur om hard te maken dat betaling redelijkerwijs niet meer te verwachten is.

Alsnog betalen na btw-correctie?

U heeft op 6 mei 2014 een inkoopfactuur ontvangen van € 5.000,-, incl. 21% btw (€ 867,77). De betalingstermijn is 30 dagen. U heeft de btw in 2014 volledig afgetrokken. Deze factuur heeft u maar voor 50% betaald, omdat u het niet eens was met de hoogte van de factuur. Er staat nog € 2.500,- open. 30 juni 2016 is het ruim twee jaren nadat het factuurbedrag opeisbaar is geworden. U moet nu aan de Belastingdienst terugbetalen 21/121 x € 2.500,- = € 433,89. Besluit u later alsnog € 1.000,- te betalen op deze factuur, dan heeft u op basis van de wet niet alsnog recht op btw-teruggave. Om toch recht op btw-aftrek te krijgen, kunt u dan het beste uw leverancier verzoeken de factuur uit 2014 te laten crediteren en een nieuwe factuur uit te reiken. Let op. De reden waarom een factuur niet wordt betaald, is niet bepalend. Ook als er een discussie bestaat over de hoogte van een factuur, moet de reeds afgetrokken btw worden terugbetaald als de twee jaar verstreken zijn.