SOFTWARE - OFFICE - 21.06.2016

Reduceer Microsoft Office-documenten in grootte

Microsoft Office doet zijn best om de grootte van uw Word-, PowerPoint- of Excel-bestanden zo klein mogelijk te houden. De bestandsformaten .docx, .pptx en .xlsx zijn in essentie al gezipte bestanden, die de inhoud zo veel mogelijk comprimeren. Tekst en afbeeldingen die meermaals in zo’n bestand voorkomen worden slechts eenmaal opgeslagen.

Een Office-bestand dat veel verschillende beelden bevat, kan echter snel honderden megabyte groot worden. Office bevat gelukkig hulpmiddelen die de grootte van die beelden kunnen beperken. We bespreken hoe u die gebruikt in Word 2016, maar u vindt gelijkaardige hulpmiddelen in PowerPoint en Excel en ook in oudere versies van Office.

Comprimeer de afbeeldingen

Het eerste wat u kunt doen is de beelden in het document comprimeren. Selecteer een afbeelding en in het lint bovenaan verschijnt dan een tab Opmaak – hulpmiddelen voor afbeeldingen . Klik daarin op het icoontje Afbeeldingen comprimeren . U kunt dan kiezen tussen drie compressieopties die voor zich spreken: geschikt voor Afdrukken , voor Scherm of voor E-mail .

U kunt hier ook de optie Alleen op deze afbeelding toepassen uitvinken, dan worden alle afbeeldingen in uw document op dezelfde manier gecomprimeerd. Als u de optie Bijgesneden gebieden van afbeeldingen verwijderen aangevinkt laat, dan worden in alle foto’s die u bijgesneden heeft (via rechtermuisklik, optie Bijsnijden ) de weggesneden delen foto weggegooid. Normaal worden die bewaard, zodat u later nog terug kunt naar het oorspronkelijke beeld, maar die niet-zichtbare delen maken uw document ook groter.

Afhankelijk van het aantal afbeeldingen in uw document kan het een tijdje duren voor het comprimeren afgelopen is. Bewaar uw document onder een nieuwe naam en u zal zien dat de grootte flink afgenomen is.

Verwijder editeerinformatie

Als u zo niet genoeg ruimte bespaard heeft, kunt u nog een stukje verdergaan. Als u een afbeelding bewerkt met een van de hulpmiddelen in de Opmaak -tab, is het namelijk zo dat Word die bewerkingen bijhoudt, zodat u steeds op uw stappen kunt terugkomen. Maar al die extra informatie kan de grootte van uw Word-document wel flink doen toenemen.

Ga daarom naar het menu Bestand ; Opties ; Geavanceerd , scroll naar Grootte en kwaliteit van de afbeelding en vink de optie Bewerkingsgegevens verwijderen aan. Als u nu uw Word-document bewaart, dan zal alle overbodige informatie uit het bestand verwijderd worden. Als u uw afbeeldingen flink heeft zitten bewerken, kan dit heel wat ruimte besparen.

Beide technieken gecombineerd, de afbeeldingen comprimeren en de editeer-informatie verwijderen, kunnen de grootte tot 30% reduceren.

Extra tool

Als u vaker te maken heeft met veel te grote bestanden, dan loont het misschien de moeite om een programma te gebruiken dat automatisch Office-, pdf- en jpg-bestanden in grootte kan reduceren. NXPowerLite Desktop 7 ( http://www.neuxpower.com/products/nxpowerlite-desktop/ ) is een dergelijke tool. U kunt hem 14 dagen uitproberen, daarna kost hij £30.