PERSONEEL - 13.05.2016

Mag u onbelaste reiskosten doorbetalen bij ziekte?

Ongeacht kleine of grote werkgever. De vraag is alleen aan de orde als u een systeem van vaste vergoedingen hanteert. Dat is niet verplicht, maar wel zo makkelijk. Anders moet u immers dagelijks bijhouden wie er op het werk is en wie verstek laat gaan als gevolg van vakantie, ziekte, adv, enz. Maar mag u zo’n vaste vergoeding ook bij ziekte uitbetalen of moet u iedere ziektedag korten? Hangt dat af van de vraag of uw werknemer een vaste werkplek heeft?

Vaste werkplek

Deze methode kunt u toepassen als uw werknemer vermoedelijk minstens 36 weken in het jaar naar een vaste werkplek reist. Denk bijvoorbeeld aan een caissière of kapster. Voor de berekening van de vergoeding gaat u uit van 214 dagen. De onbelaste vergoeding bedraagt dan maximaal 214 x afstand woon/werk vice versa x € 0,19. De maximale vergoeding past u evenredig toe voor parttimers.

Ziek, wat nu? U mag de vergoeding blijven doorbetalen tot maximaal zes weken aaneengesloten ziekte. Bij een langere ziekteperiode mag u de vergoeding nog blijven betalen in de maand van ziek worden en de maand erna, maar mag u de betaling pas weer hervatten in de maand nadat weer met het werk gestart is.

Werknemer woont ver weg

Nu moet u voor werknemers die verder dan 75 km van het werk wonen, altijd bijhouden op hoeveel dagen ze écht aanwezig zijn. Op het eind van het jaar moet u namelijk nagaan of de vergoeding niet te hoog is uitgevallen en zo nodig corrigeren.

Geen vaste werkplek

Als uw werknemer minstens 128 dagen naar een vaste werkplek reist, maar daarnaast flexibel is, geldt er een ruimere vrijstelling. Bijvoorbeeld de werknemer die drie dagen per week in filiaal 1 werkt (47 x 3 = 141 dagen), één dag per week in uw tweede filiaal (47 dagen) en één dag per week thuis (47 dagen). Ook nu mag u de vergoeding voor het reizen naar filiaal 1 baseren op 214 dagen. Ook mag u de reizen naar filiaal 2 apart vergoeden.

Ziek, wat nu? Ook nu gaat u uit van een vergoeding tot en met de maand na ziekmelding (langer dan zes weken). U hervat de vergoeding de maand nadat de werknemer weer begonnen is. Inzake de periode voor en na ziekte, moet u kijken of hij minstens aan de fiscale eis voldaan heeft.

Stel, uw werknemer wordt op 20 mei langdurig ziek en hervat het werk op 4 november. U mag over januari t/m juni en december de vergoeding betalen als in deze periode minstens 6/12 x 128 = 64 dagen en in december 1/12 x 128 = 10 dagen in filiaal 1 is gewerkt. Zo niet, baseer de vergoeding dan op de echt gereden kilometers. Tip.  Heeft uw loonadministrateur inzage in de ziekteverzuimregistratie? Spreek dan met hem af wanneer u de kostenvergoeding stopzet (langdurige ziekte).

Wat is wijsheid? Het vergoeden van woon-werkverkeer via een vaste vergoeding is eenvoudiger dan kilometers bijhouden, maar bij langdurige ziekte is het wel opletten geblazen. Voorkom dat u de werknemer moet korten op zijn onbelaste vergoeding, door het belaste deel onder de werkkostenregeling te brengen. Alleen als u dit jaar over de (geringe) vrije ruimte van 1,2% van de loonsom heen schiet, kost dat u 80% eindheffing.