WET- EN REGELGEVING - 13.05.2016

Hoe rechtsgeldig is het gebruik van e-mail?

Voor- en nadelen van e-mail

Voordelen. Het gebruik van e-mail kent vele voordelen. Het is praktisch, goedkoop, snel, drempelloos, het is geschikter als bewijs dan mondelinge of telefonische afspraken en een retourbericht maakt die bewijskracht nog groter.

Nadelen. Toch zijn er ook nadelen aan het gebruik van e-mail. Als u namelijk geen retourbericht krijgt, kunt u niet bewijzen dat de e-mail is ontvangen. Bovendien is een e-mail relatief gemakkelijk vervalsbaar en heeft daardoor minder bewijskracht dan ondertekende papieren stukken.

Wettelijke plicht. Ten slotte schrijft de wet voor dat sommige juridische handelingen schriftelijk moeten gebeuren en dus eigenlijk niet per e-mail kunnen plaatsvinden. In sommige situaties ziet de rechter een e-mail ook als ‘schriftelijk’, maar zeker niet altijd. Tip.  Neem geen risico: gebruik geen e-mail als de wet ‘schriftelijk’ (papier) voorschrijft.

Wanneer beter geen e-mail?

Belangrijke overeenkomsten. Het sluiten van overeenkomsten per e-mail levert (uitzonderingen daargelaten) minder hard bewijs op dan een ‘papieren’ overeenkomst. Dat kan problematisch zijn als het bestaan van de overeenkomst later wordt ontkend. Tip.  Sluit belangrijke overeenkomsten altijd op papier en bewaar een origineel.

Ingebrekestellingen. Wanneer iemand een overeenkomst niet nakomt, is het soms noodzakelijk en vrijwel altijd verstandig om eerst een ingebrekestelling te verzenden voordat u de overeenkomst ontbindt of schadevergoeding eist. Een dergelijke ingebrekestelling moet een redelijke termijn bevatten waarin de andere partij zijn verplichtingen alsnog moet nakomen en moet schriftelijk gebeuren. Dat kan dus niet per e-mail.

Ontbinding. Heeft de ingebrekestelling geen succes en wilt u van een overeenkomst af? Dan moet de ontbinding van die overeenkomst ook schriftelijk gebeuren.

Verjaring stuiten. Verjaart een verplichting van uw wederpartij bijna? Dan kunt u de verjaringstermijn ‘resetten’ door de verjaring te stuiten. Dat moet met een schriftelijke verklaring en kan dus in beginsel niet per e-mail.

Bewijs. Vermoedt u dat een conflict kan ontstaan in een bepaald geval? Dan is het in het kader van bewijsvergaring verstandig om een brief per aangetekende post te verzenden en geen e-mail.

Wat wel per e-mail?

Feitelijke afspraken. Facturen kunt u verzenden per e-mail. Afspraken die geen juridische consequenties hebben, kunt u prima per e-mail maken. Denk aan het (informeel) afspreken van een leveringstijdstip of het maken van een afspraak op kantoor bij de klant. Ook bijvoorbeeld de eenzijdige vastlegging van een telefoongesprek kan per e-mail gebeuren. Inzake mailen met de fiscus, komt in de volgende uitgave een vervolg.

Risico versus nut afwegen. Overeenkomsten waar u slechts een klein belang bij heeft en die u sluit met een betrouwbare wederpartij kunt u prima per e-mail sluiten. Tip.  Weeg vooraf het praktisch nut van e-mail af tegen het risico dat een gemaakte afspraak nadien wordt ontkend.