Aangetekend verzenden, de juridische ins en outs

Waarom aangetekend?

Ontvangsttheorie. Brieven die aangetekend worden verzonden, hebben meestal een bepaald doel, zoals het tegenhouden van een verjaring of het ontbinden van een overeenkomst. In Nederland geldt voor dergelijke brieven de ‘ontvangsttheorie’. Pas op het moment dat de brief in ontvangst wordt genomen, komt het beoogde gevolg (tegenhouden van verjaring of ontbinding van de overeenkomst) tot stand, niet eerder.

Zekerheid. Bij het verzenden van een gewone brief of e-mail kunt u hooguit de verzending bewijzen. De ontvangst kan worden bewezen als er (inhoudelijk) wordt gereageerd op de brief of e-mail. Vaak gebeurt dat niet, waardoor de ontvangst onbewijsbaar is. Tip. Door het verzenden van een aangetekende brief is te bewijzen dat de brief ook daadwerkelijk in ontvangst is genomen én kan worden bewezen wanneer dat is gebeurd.

Wat aangetekend verzenden?

Noodzakelijk. In sommige gevallen is het noodzakelijk om aangetekend te verzenden. Dat is bijvoorbeeld het geval als er in een overeenkomst met de ontvanger staat dat alle aanmaningen aangetekend moeten worden verzonden. Let op. Zo’n bepaling kan ook in de algemene voorwaarden zijn opgenomen.

Verstandig. In veel andere gevallen is het niet per se noodzakelijk om aangetekend te verzenden, maar is het wel verstandig. Dat zijn de gevallen waarin u wellicht in de toekomst moet bewijzen dat de brief is ontvangen. Denk aan de stuiting van verjaringstermijnen, ontbinding of opzegging van overeenkomsten, de ‘laatste waarschuwing’ voordat een debiteur wordt gedagvaard of de aanvaarding van een aanbod van de wederpartij.

Niet nodig. In tegenstelling tot wat veel ondernemers denken, is aangetekend verzenden ook vaak niet nodig. Zo hoeft het verzenden van offertes, facturen of (eerste) aanmaningen in beginsel niet aangetekend te gebeuren.

Valkuil

Aangetekende brief niet opgehaald. Als de ontvanger niet thuis is bij de aflevering van een aangetekende brief, moet hij deze gaan ophalen op het postkantoor. Wat als hij dat niet doet? Dan zult u als verzender moeten bewijzen dat een ophaalbericht is ontvangen. Dat kan lastig zijn, want de stickers van de postbode zijn voor de rechter vaak niet voldoende. Tip. Verzend terugontvangen aangetekende brieven nogmaals aangetekend.

Ook per gewone post. Om problemen in dergelijke situaties te voorkomen is het aan te raden om belangrijke brieven niet alleen aangetekend, maar ook per gewone post (en eventueel per e-mail) te verzenden.

Alternatieven

Fax. Als u nog een fax heeft, kunt u die als alternatief gebruiken als de ontvanger ook een fax heeft en de verklaring niet verplicht schriftelijk moet worden gedaan. Zo kunt u aantonen dat het bericht is ontvangen én wat de inhoud ervan is.

Deurwaarder. Wilt u 100% zekerheid, zelfs als er niemand thuis is? Laat de brief dan bezorgen door een deurwaarder. Het woord van de deurwaarder is heilig voor een rechter, maar kost wel zo’n € 90,-.