WET- EN REGELGEVING - 15.03.2016

Vertegenwoordiging van uw bedrijf, wat zijn de regels?

Rechtsgeldige overeenkomst

Bevoegd te handelen ... De hoofdregel is dat een overeenkomst alleen maar rechtsgeldig aangegaan kan worden door (en met) iemand die bevoegd is om namens een bedrijf op te treden. Het is gebruikelijk in de statuten van een bedrijf vast te leggen wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen. Maar dit zijn interne stukken, die niet voor iedereen toegankelijk zijn. Daarom vermeldt het Handelsregister wie bevoegd is om een bedrijf te vertegenwoordigen.

Tip. Check met wie u zakendoet in het Handelsregister.

De schijn mee hebben ...

Schijn van bevoegdheid. Een bedrijf kan echter tóch gebonden zijn aan een overeenkomst, terwijl die gesloten is door iemand die daartoe niet bevoegd was. Dat is het geval als:

• de overeenkomst is gesloten door iemand waarvan het wel heel erg waarschijnlijk was dat deze vertegenwoordigingsbevoegd was (juristen noemen dat ‘de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid’); én
• deze schijn aan het bedrijf toegerekend kan worden. Voorwaarde daarvoor is dat het bedrijf deze schijn zelf gewekt heeft óf dat de ander mocht vertrouwen op de schijn van bevoegdheid.

Zélf de schijn gewekt? Het is niet nodig dat het bedrijf zelf iets gedaan heeft om de schijn te wekken. Het kan genoeg zijn dat het bedrijf niets heeft gedaan om de schijn weg te nemen. Verder kunnen ook feiten relevant zijn die zich hebben voorgedaan ná het sluiten van de overeenkomst, bijv. als degene die het bedrijf onbevoegd vertegenwoordigd heeft nog steeds als contactpersoon optreedt, terwijl de onbevoegdheid al bij het bedrijf bekend was.

Hoe voorkomt u problemen?

• Onderzoek. Check in het Handelsregister wie bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen. Wordt uw contactpersoon niet vermeld, vraag hem dan om een schriftelijke volmacht. Weigert hij dit? Doe dan navraag bij de directie van het bedrijf.
• Tip. Vertelt iemand u dat hij bevoegd is? Bevestig hem dit dan schriftelijk.
• Is de schijn terecht? Als u al langer zakendoet met een bedrijf, is het logisch dat u ervan uitgaat dat uw contactpersoon ook bevoegd is om een overeenkomst met u aan te gaan.
• Tip. Check toch het Handelsregister en vraag u af welke functie die werknemer heeft en of de overeenkomst die hij met u sluit wel bij zijn werkzaamheden behoort. Zo zal een magazijnmedewerker doorgaans niet bevoegd zijn om een leaseauto voor zijn werkgever te bestellen.
• Instrueer. Geef uw medewerkers instructies en functieomschrijvingen over wat wel en niet tot hun taken behoort. Zorg ervoor dat deze functie onder hun e-mail staat. Omschrijf in een volmacht duidelijk waartoe een werknemer bevoegd is.
• Niet op zijn beloop laten. Mocht u erachter komen dat een werknemer een overeenkomst heeft gesloten waartoe hij niet bevoegd is, meld dit dan direct aan de andere partij en laat de schijn van bevoegdheid niet langer bestaan.