Softwarefacturen, wel of geen btw?

E-diensten: internet. Software wordt steeds vaker via internet gekocht en geleverd. U sluit bijv. een abonnement af om overal online te kunnen werken met e-mail en tekstverwerking of om data van uw pc of netwerk online te back-uppen. Voor de btw neemt u dan een zogeheten ‘elektronische dienst’ af. Het gaat dan om diensten die via elektronische weg (vaak internet) worden verricht en die geheel of vrijwel geheel automatisch worden verricht. De leverancier hoeft daar dus niet of nauwelijks menselijke arbeid voor te verrichten.

Wel of geen btw?

Nederlandse leverancier. Is uw leverancier in Nederland gevestigd, dan moet er Nederlandse btw in rekening worden gebracht.

Buitenlandse leverancier. Als uw leverancier niet in Nederland is gevestigd, hangt het van uw ‘status’ af of de leverancier Nederlandse btw in rekening moet brengen. We gaan er vanuit dat u ondernemer bent en dus een btw-identificatienummer heeft. Als een buitenlandse leverancier elektronische diensten verleent aan particulieren (of andere niet-ondernemers), dan moet de leverancier Nederlandse btw in rekening brengen.

U bent btw-ondernemer. Bent u btw-ondernemer, dan wordt de btw naar u verlegd. De leverancier vermeldt dan geen btw op de factuur, maar wel uw btw-identificatienummer en ‘btw-verlegd’. Dit wordt in het Engels vermeld als: ‘VAT is shifted to the customer’ of ‘VAT reversed charge mechanism applicable’.

Onderzoek. De leverancier moet weten waar zijn afnemer is gevestigd en of zijn afnemer btw-ondernemer is. Hij vraagt dan om een btw-ID-nummer.

Bijzonderheden factuur

Factuurverplichting. Softwareleveranciers zijn (net als andere ondernemers) niet verplicht om facturen uit te reiken aan particulieren. Zonder factuur kan er geen btw in aftrek worden gebracht. Zorg dus dat u zich als ondernemer bekend maakt bij uw softwareleverancier om te voorkomen dat u uw btw-aftrek misloopt.

Tip. Stel uw btw-aftrek veilig door uw btw-identificatienummer te verstrekken.

Vereenvoudigde factuur. Voor facturen tot € 100,- incl. btw volstaat een vereenvoudigde factuur. Dan is een verwijzing waaruit het btw-bedrag kan worden afgeleid voldoende, bijv. ‘incl. 21% btw’. Een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan als de btw verlegd wordt naar de afnemer.

Administratie en btw-aangifte

Verwerking. Als u facturen van softwareleveranciers in de administratie verwerkt, moet u allereerst nagaan of er btw op de factuur wordt vermeld. Als er Nederlandse btw op de factuur staat (Nederlands btw-nummer van de leverancier, 21% btw), boekt u de btw zoals gebruikelijk. Dat geldt ook voor vereenvoudigde facturen (tot € 100,-), waarbij het btw-bedrag kan worden afgeleid.

Buitenlandse leverancier? Facturen van buitenlandse leveranciers horen btw-verlegd te zijn. In de administratie moet dit als ‘inkoop EU’ of ‘import’ worden verwerkt. In de btw-aangifte geeft u deze inkoop aan bij vraag 4a (inkoop van buiten de EU) of vraag 4b (inkoop binnen de EU). De verschuldigde btw trekt u bij vraag 5b (voorbelasting) weer af.