E-MAIL - E-MAILSOFTWARE - 24.03.2016

Mail en takenlijsten samenbrengen

Nieuwkomers Swingmail en Swingdo ( https://swingmail.co/ ) komen met een andere insteek dan andere mailapps en taakplanners. Hoewel het afzonderlijke apps zijn, proberen ze mail en taken toch dichter bij elkaar te brengen. Beide apps zijn gratis. Voorlopig zijn ze alleen beschikbaar voor iOS. Wel is er een Chrome-extensie van Swingdo, zodat u de taakplanner ook op uw computer kunt gebruiken.

Swingmail

Swingmail werkt met mailaccounts van Gmail, Yahoo, Outlook.com en iCloud. Ook Direct Messages van Twitter kunt u koppelen aan Swingmail. De wijze waarop berichten gegroepeerd worden en de acties die u erop toepast, zijn anders dan bij pakweg Gmail of Outlook.

Om te beginnen heeft Swingmail geen mappen of labels. Alle mail wordt samengebracht in één inbox. Met behulp van weergaves (All Mail, Important, Suggested Mail, Archive) beslist u welk type mails getoond wordt. In de tab Recent worden berichten in klassieke conversaties gegroepeerd. Een conversatie wordt weergegeven als een chatgesprek. In de tab Groups worden de berichten samengebracht die bij eenzelfde groep contacten horen. Aan de hand van vorige mailberichten probeert Swingmail logische groepen te identificeren. U kunt ook zelf groepen samenstellen. Verwerkte berichten veegt u naar links om ze te archiveren. Een bericht kunt u omvormen tot een nieuwe taak. Op dat ogenblik maakt Swingmail verbinding met Swingdo.

Contacten kunt u aanduiden als belangrijk of op  mute zetten, zodat hun berichten uit beeld blijven. Het is ook mogelijk om contacten samen te voegen, bv. als een bepaalde contactpersoon meerdere adressen gebruikt. Via de tab Contacten kunt u alle berichten per contactpersoon bekijken.

Swingdo

Swingdo werkt samen met dezelfde diensten als Swingmail. De app groepeert afspraken uit uw agenda’s, uw takenlijst en reminders voor mailberichten in één grote to-dolijst. Op basis van deadlines, de geplande duur voor afspraken, uw beschikbare tijd en uw locatie bepaalt Swingdo automatisch in welke volgorde de to-do’s moeten staan. In de app kunt u nieuwe to-do’s toevoegen. Voor mailberichten die volgens Swingmail nog beantwoord moeten worden, krijgt u een taak in uw to-dolijst. Dergelijke taken/berichten beantwoordt u direct in Swingdo. U kunt er ook een nieuwe einddatum op zetten om ze pas later weer in beeld te krijgen.

Schaduwzijde

De alternatieve aanpak van Swingmail en Swingdo is interessant en zeker het verkennen waard, maar heeft ook nadelen. Omdat u uw mappen niet ziet, kunt u uw mail in Swingmail niet op dezelfde manier afhandelen of organiseren als in bv. de webmailapp van Gmail of Outlook.com. Verder moet u rekening houden met enkele beperkingen. Het is bv. niet mogelijk om bijlagen aan een nieuw bericht toe te voegen of om in Swingdo nieuwe afspraken te creëren in de gekoppelde agenda’s. Beide apps zijn nog volop in ontwikkeling en op termijn zouden deze hiaten ingevuld moeten worden. Veeleisende gebruikers zijn voorlopig nog beter af met bv. de mobiele Outlook-app, die ook een goede integratie tussen mail en agenda’s biedt.