AFTREKBARE KOSTEN - 18.03.2016

Beperkt aftrekbaar? Keuze uit twee opties, wat is slim?

Om welke kosten gaat het? Gemengde kosten zijn kosten die zowel een zakelijk als een persoonlijk belang dienen. Om welke kosten gaat het dan en welke opties heeft u?

• Voedsel (ook zakenlunches en -diners, incl. fooi).
• Drank (koffie, thee, melk en frisdrank).
• Genotmiddelen (rookwaren).
• Representatie (relatiegeschenken, recepties, feesten en vermaak).
• Congresssen.
• Seminars.
• Studiereizen, incl. reis- en verblijfskosten.

Optie 1: 73,5%. Als u kosten van voedsel, drank, genotmiddelen, representatie, congressen, seminars, studiereizen, e.d. beperkt kunt aftrekken, kunt u kiezen voor twee mogelijkheden. U kunt kiezen voor een vaste belastingaftrek van 73,5%.

Optie 2: € 4.500,-. U kunt er echter ook voor kiezen een vast bedrag van € 4.500,- voor alle kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, tezamen met eventuele representatiekosten en kosten van congressen, niet af te trekken.

Tip. Richt uw administratie zo in dat de gemengde kosten in één oogopslag te zien zijn, bijv. door het aanmaken van aparte grootboekrekeningen. Zo kan uw adviseur bij de aangifte inkomstenbelasting snel de voordeligste keuze maken. Wellicht dat uw boekhoudpakket hierin al voorziet. Tip. Schrijf bij zakelijke etentjes met klanten of relaties altijd de bedrijfs- en relatienaam op de rekening, dat toont het zakelijke karakter aan.

Wat is nu voordeliger?

Een snelle rekensom leert dat dit pas voordelig voor u is als al deze kosten samen minstens € 16.981,- per jaar bedragen. Daaronder kunt u beter voor de beperkte aftrek van 73,5% kiezen.

Hier is optie 1 (aftrek van 73,5%) het voordeligst. Van de € 15.000,- zijn dan € 3.975,- niet aftrekbaar.

En hoe met de btw?

Niet aftrekbaar. Niet aftrekbare btw mag u evengoed opvoeren als kosten. Niet aftrekbaar is:

• de btw over eten en drinken dat u nuttigt in een horecagelegenheid;
• de btw over cateringdiensten op locatie verzorgd (alleen bezorgd telt niet als verzorgd ...).

Wel aftrekbaar. Wel te verrekenen is:

• de btw over eten en drinken dat u niet ter plaatse nuttigt, zoals de afhaalchinees en inkopen bij de supermarkt. Als het om eten en drinken gaat dat u met klanten en/of personeel nuttigt, dan geldt: indien het bedrag niet meer bedraagt dan € 227,- excl. btw per jaar per persoon, dan is de btw aftrekbaar. De btw op grotere bedragen is niet aftrekbaar;
• de btw op congressen, seminars en studiereizen (incl. reis- en verblijfskosten, excl. eten en drinken);
• voor relatiegeschenken, representatie en personeelsvoorzieningen geldt dat als het bedrag niet meer bedraagt dan € 227,- excl. btw per jaar per persoon, de btw aftrekbaar is. De btw op grotere bedragen is alleen aftrekbaar als de ontvanger zelf de btw had kunnen aftrekken als hij het had gekocht.