BEDRIJFSPAND - 27.01.2016

Fiscale aspecten van de flexwerkplek

Flexy is trendy ... Flexibiliteit is de trend en allang geen uitzondering meer. Vaste werktijden en een vaste werkplek zijn eerder regel dan uitzondering. Veel moderne ondernemers maken daarbij gebruik van een toenemend aanbod aan flexwerkplekken. Wat zijn daarvan de fiscale gevolgen en waarmee moet u rekening houden?

Waaruit bestaat een flexwerkplek? Bij een flexwerkplek staat, hoe kan het ook anders, flexibiliteit voorop. Het aanbod van flexwerkplekken varieert. Sommige plekken kunt u zelfs per uur huren, maar meestal ook per dag, dagdeel, week, maand of nog langer. Flexibiliteit is er ook voor bijkomende services. Zoals wifi, kopieermachines, koffie, secretaresses en wat al niet meer.

De grootte varieert ook, van eenpersoonskamertjes en gedeelde werkplekken tot aparte vergaderzalen aan toe. Wie even op internet zoekt, ontdekt een keur aan mogelijkheden.

De flexibele ondernemer

Aftrekbaar. Niet iedere ondernemer werkt vanuit een vaste werkplek of dagelijks. In dat geval kan men af en toe onderweg of op de locatie waar men één of meer klanten heeft, een flexwerkplek huren. De kosten daarvan komen ten laste van de winst. Voor de te rijden kilometers ernaartoe met uw eigen auto mag u € 0,19/km ten laste van de winst brengen. Staat de auto op naam van de zaak, dan zijn deze kilometers zakelijk.

Bijkomende kosten. Dat geldt ook voor de bijkomende kosten; al zijn deze kosten voor wat betreft voedsel en drank als ‘gemengde kosten’ aan te merken en dus slechts beperkt aftrekbaar. Van alle gemengde kosten die u in een jaar maakt, is € 4.500,- niet aftrekbaar, het meerdere wel. U kunt er echter ook voor kiezen van alle kosten 73,5% in aftrek te brengen. U mag de beste optie kiezen.

Omslagpunt bij € 16.981,-. Heeft u in een jaar meer dan € 16.981,- aan gemengde kosten, dan kunt u beter het vaste bedrag van € 4.500,- bijtellen en de kosten voor 100% aftrekken. Zo niet, dan is een aftrek van 73,5% voordeliger. Let op. Huurt u de flexwerkplek voor een langere periode, dan bent u niet meer ambulant (zie hierna) en is kostenaftrek van voedsel en drank niet meer mogelijk.

Btw. De verhuur van flexwerkplekken is belast met btw. Deze kunt u verrekenen als u zelf belaste prestaties verricht. Zo niet, dan is de btw als kostenpost aftrekbaar van de winst.

Flexibele werknemers

Onbelast vergoeden. U kunt de huurkosten die uw werknemers maken vanwege flexwerken, onbelast vergoeden. Het betreft zogenaamde ‘intermediaire kosten’, oftewel: kosten die de werknemer even voorschiet en later met u verrekent.

Tip. Deze kosten hoeven niet in de vrije ruimte van 1,2% in de werkkostenregeling. Dat geldt ook voor maaltijden en consumpties op de flexwerkplek die u belastingvrij kunt vergoeden.

Niet te lang. De flexwerkplek mag niet zodanig lang gehuurd worden dat er eigenlijk sprake is geworden van een vaste werkplek, want dan is de werknemer in de ogen van de fiscus niet meer ‘ambulant’ en zijn maaltijden ook belast. Bij méér dan 20 dagen én doorgaans ten minste 1 dag per week werken op dezelfde werkplek is het niet meer ‘ambulant’.