Aan het werk met vaste kostenvergoedingen
Werkkostenregeling verplicht
Vrijstellingen en intermediaire kosten. In 2014 kon u nog kiezen of u de werkkostenregeling op uw loonbetalingen toepaste, maar vanaf 2015 is de werkkostenregeling verplicht.
De werkkostenregeling houdt kort gezegd in dat u als werkgever:
- van een aantal gerichte vrijstellingen onbelast de kosten mag vergoeden;
- ook kosten die uw werknemer voor u maakt, zogenaamde ‘intermediaire kosten’, onbelast mag vergoeden (bijv. representatiekosten).
Vrije ruimte. Daarnaast kunt u in 2015 tot 1,2% van het fiscale loon onbelast verstrekken en vergoeden aan uw personeel. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Let op. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u als werkgever een eindheffing van 80%.
Vaste onbelaste kostenvergoedingen
Voorwaarden. Ook onder de werkkostenregeling is het mogelijk om voor de gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten een vaste onbelaste kostenvergoeding te geven. Deze komt niet in aftrek van uw vrije ruimte. Door vaste kostenvergoedingen in te voeren, verlaagt u uw administratieve lasten, u hoeft dan namelijk niet meer met declaraties en bonnetjes te werken.
Het moet dus gaan om intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen, zoals:
- vervoer;
- tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
- cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk;
- verhuizingen;
- extraterritoriale kosten.
Specificatie. Leg goed vast uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
Goed onderbouwen
Onderzoek vooraf. U moet de vaste kostenvergoeding onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat uw werknemers eerst gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld drie maanden, de gemaakte kosten moeten bijhouden. Dit geldt ook voor u als directeur-grootaandeelhouder.
Later wijzigen niet mogelijk. Het belang van het voldoen aan bovenstaande voorwaarden wordt geïllustreerd door de volgende situatie die enige tijd geleden voor het Hof Arnhem-Leeuwarden speelde, 25.07.2013 (GHARL:2013:4377) .
Een BV had een werknemer een kostenvergoeding gegeven voor ‘Bewassing en energie’. In deze situatie kon dit niet leiden tot een onbelaste kostenvergoeding. De BV beweerde later in de procedure dat de term ongelukkig was gekozen en dat de kostenvergoeding zag op kosten van veiligheidsschoenen en -bril, overalls en een eigen gereedschapskist. Hoewel deze kosten in principe wel voor een onbelaste kostenvergoeding in aanmerking hadden kunnen komen, oordeelde de rechter dat het niet is toegestaan om op een later moment de kostencategorie aan te passen. De naheffingsaanslag en de boete bleven in stand.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.