Minder administratie bij reizen met openbaar vervoer

Kosten openbaar vervoer (ov). Gelukkig mag u uw personeel een onbelaste vergoeding geven als ze met trein, tram of bus reizen. Dat mag belastingvrij tot een bedrag van € 0,19/km, maar u mag ook de werkelijke kosten vergoeden. Daar zitten helaas wel de nodige administratieve haken en ogen aan. Om die zo veel mogelijk weg te nemen, is onlangs besloten het een en ander te vereenvoudigen, waardoor het voor uw werknemer een stuk aantrekkelijker wordt met het ov te reizen en voor u om hiervoor een vergoeding te betalen. Hoe zijn de regels nu geworden?

U bewijst dat er met het ov gereisd is …

Betalingsbewijs blijven vragen. Van belang is dat u als werkgever vrij bent om te bewijzen dat er met het openbaar vervoer is gereisd. Het is voldoende dat de werknemer aannemelijk kan maken dat de reizen zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld met betalingsbewijzen voor de ov-chipkaart of met transactiegegevens van de vervoerbedrijven.

Maar ook andere vormen van bewijs zijn mogelijk, zoals een print van de betaling (bankafschrijving).

Daar waar mogelijk. Dit betekent dat u dus niet langer verplicht bent om de plaats- of vervoerbewijzen bij uw werknemer op te vragen en bij uw administratie te bewaren als u hem een belastingvrije vergoeding wilt geven voor zijn reiskosten met het openbaar vervoer. Bij gebruik van de ov-chipkaart is dat ook niet mogelijk, want dan zijn er geen vervoerbewijzen meer. U kunt dan volstaan met het een door het vervoerbedrijf opgemaakt overzicht van de transacties met de ov-chipkaart.

Werkkostenregeling

Paste u de werkkostenregeling al toe, dan verandert er niets. U was dan al vrij om op uw manier te bewijzen dat er met het openbaar vervoer was gereisd. Dat geldt nu dus ook als u de oude regeling van vergoedingen en verstrekkingen nog toepast.

Belastingaftrek werknemer versoepeld

Via zijn eigen aangifte. Als u geen vergoeding geeft, kan de werknemer een aftrek claimen via zijn aangifte inkomstenbelasting. Deze aftrek is van toepassing op een afstand tot het werk van minstens 10 kilometer en loopt op naarmate de afstand toeneemt. De aftrek bedraagt maximaal € 2.036,- per jaar bij een reisafstand van meer dan 90 kilometer. Ook voor deze reisaftrek is het bewijs inzake het reizen versoepeld.

Voorwaarden. De werknemer die aftrek claimt, moet voldoen aan twee voorwaarden:

1. hij moet een reisverklaring van zijn werkgever overleggen waaruit blijkt welk reispatroon hij heeft gehad in het betreffende jaar;
2. hij moet aannemelijk maken dat de reizen zijn gemaakt. Dit kan bijv. met betalingsbewijzen voor de ov-chipkaart of de reisgegevens van TLS, het bedrijf achter de ov-chipkaart.

Terugwerkende kracht

De goedkeuring voor aftrek bij de belastingaangifte van de werknemer heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2011. Dit komt omdat openbaarvervoerbedrijven hun cliëntgegevens nog maar anderhalf jaar bewaren. Belastingplichtigen waren daardoor niet meer in staat om bewijs te leveren voor het reizen per openbaar vervoer.