PERSONEEL - 30.11.2012

Vaste kostenvergoeding per 2013, wat zijn de regels?

Vanaf 2013 krijg je … Uw werknemers en de boekhouder lopen niet graag te stoeien met allerlei bonnetjes. Nadeel is dat er nu meer fiscale voorwaarden gelden. Hoe luiden die vanaf 2013en waar moet u op letten?

Oude regeling

Kiezen 2012 en 2013. Zoals bekend, zijn de fiscale regels voor kostenvergoedingen en verstrekkingen veranderd. Vanaf 2014 bent u namelijk verplicht gebruik te maken van de zogenaamde ‘werkkostenregeling’ (WKR). Dit jaar en ook in 2013 mag u nog kiezen.

Géén WKR, wat nu? Onder de regeling die u tot 2013 mag toepassen, mag u een vaste kostenvergoeding geven als uw werknemers regelmatig dezelfde kosten maken. U moet dan wel van tevoren omschrijven om welke kosten het gaat en ook per kostenpost de onbelaste vergoeding specificeren. Krijgt u een controle, dan zult u aannemelijk moeten kunnen maken dat de vergoeding niet te hoog is. De fiscus kan u ook de verplichting opleggen een steekproef te houden om zo te beoordelen of de kostenvergoeding niet te hoog is vastgesteld. Zo nodig zult u deze af en toe moeten herhalen.

Wat te doen bij ziekte? Wordt een werknemer ziek, dan kunt u onder de regeling die u tot 2014 mag toepassen, de vaste kostenvergoeding blijven doorbetalen in de maand waarin hij ziek wordt en in de maand erna. Blijft de werknemer nog langer ziek, dan zult u de vergoeding dus moeten stopzetten. Dit geldt alleen niet voor kostenposten die ook tijdens ziekte doorlopen, zoals een abonnement op een vaktijdschrift. Zitten dergelijke kostenposten in de vaste vergoeding, dan mag u deze dus alleen voor dergelijke kostenposten blijven uitbetalen.

Als u de werkkostenregeling kiest

Vanaf 2013. Ook onder de WKR mag u vaste kostenvergoedingen geven. Deze vallen normaal ge­­sproken in de vrije ruimte die in 2013 1,6% van de loonsom is en zijn dan onbelast. Is de vrije ruimte op, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over de vaste kostenvergoeding. U kunt deze laatste echter ook gewoon tot het loon rekenen, zodat de werknemer er belasting over betaalt.

Specificeren loont. Specificeer een vaste kostenvergoeding. Zo kunt u intermediaire kosten en vrijstellingen buiten de vrije ruimte houden. Intermediaire kosten zijn kosten die een werknemer tijdelijk voor zijn baas voorschiet, zoals de benzinekosten van een leaseauto. Vakliteratuur is bijvoorbeeld een vrijstelling. U mag intermediaire kosten en vrijstellingen alleen buiten de vrije ruimte houden als u in de specificatie aangeeft om welke vergoedingen het gaat en tot welke bedragen. U moet deze bedragen ook aannemelijk kunnen maken. Gaf u al een vaste vergoeding voordat u de WKR invoerde, dan hoeft u alleen onderzoek te doen als de omstandigheden veranderen.

Wat bij ziekte onder de WKR? Voor de WKR is het alleen van belang of een vergoeding intermediaire kosten betreft of een vrijstelling. Alleen deze vergoedingen blijven buiten de vrije ruimte. Bij ziekte blijven ze buiten deze ruimte in de maand waarin de werknemer ziek wordt en in de maand erna, behalve ook in dit geval als de kostenpost doorloopt. Daarna vallen ze, samen met alle overige vergoedingen, in de vrije ruimte. Heeft u deze al gebruikt voor andere vergoedingen en verstrekkingen, dan betaalt u 80% eindheffing of u rekent het bedrag tot het loon.