Met gratis registratie van contracten, enz. heeft u bewijs!

Twee soorten akten. In Nederland kennen we twee soorten akten:

• authentieke akten: dat zijn akten die door een bevoegde ambtenaar of notaris zijn opgemaakt;
• onderhandse akten: dat zijn, simpel gezegd, alle andere (dus: niet authentieke) akten.

Onderhandse akten. Voorbeelden van onderhandse akten zijn geldleningsovereenkomsten, koop­­overeenkomsten en huurovereenkomsten die door partijen zelf zijn opgesteld en getekend. On­­derhandse akten kunnen ook andere, geschreven of gedrukte stukken/documenten zijn. U kunt denken aan brieven, facturen en offertes. Ook te­­keningen en foto’s zijn onderhandse ak­­ten.

Registreren. Een notaris is verplicht om alle au­­then­­tieke akten bij de Belastingdienst te laten registreren. Voor onderhandse akten is dat niet verplicht. Die keuze is aan de partijen die bij de akte betrokken zijn, of aan de eigenaar van de stukken of documenten. In een enkel geval kan alleen gebruik worden gemaakt van een wettelijke regeling of een wettelijk recht als de onderhandse akte die daarop betrekking heeft, is geregistreerd. Bijv. de vestiging van een stil pandrecht (een soort extra zekerheidsrecht). Dat pandrecht kan alleen tegen de eigenaar worden gebruikt als de akte van vestiging van het pandrecht is geregistreerd.

Hiermee heeft u goed bewijs in handen

Datum belangrijk. Als een overeenkomst is geregistreerd, heeft u goed bewijs in handen dat de overeenkomst op de datum van registratie al bestond. Dat geldt ook voor andere stukken en documenten die ter registratie worden aangeboden. Denk aan een tekening, foto of beschrijving.

Dit werkt op twee manieren

Onderhandse akten kunnen op de hiernavolgende twee manieren bij de Belastingdienst ter registratie worden aangeboden.

1. Afgifte: onderhandse akten kunnen door de indiener persoonlijk bij een belastingkantoor worden afgegeven. Als dat gebeurt vóór 17.00 uur, dan geldt de dag van afgifte als de dag van registratie; ná dat tijdstip wordt dat de volgende dag.
2. Verzending per post: als dag van registratie geldt dan de dag dat de akte door de Belastingdienst is ontvangen. Let op. Als de post te laat is, loopt u dus een risico! De Belastingdienst neemt alleen schriftelijke stukken in ontvangst. Het is (nog) niet mogelijk om akten digitaal of op cd-rom aan te leveren.

Let op. Niet alle belastingkantoren in Nederland nemen akten ter registratie in ontvangst! Een overzicht van belastingkantoren die wél akten registreren, vindt u op de website van de Belastingdienst (http://www.belastingdienst.nl).

Na registratie teruggestuurd. Na ontvangst van de akte noteert de Belastingdienst om welk soort akte of document het gaat én de gegevens van de partijen die daarbij betrokken zijn. Ook het aantal bladen en het aantal exemplaren wordt genoteerd. Daarna wordt op de akte plaats en datum van registratie vermeld en wordt die voorzien van een registratie- en volgnummer. Ten slotte wordt de akte getekend door een belastinginspecteur. Binnen vier weken wordt de geregistreerde akte teruggestuurd naar de persoon die de akte heeft aangeboden. Die heeft daarmee een belangrijk bewijsstuk in handen!