PERSONEEL - 16.11.2012

Maak vergoeding reiskosten niet te duur

Blijft belastingvrij. Het belasten van de woon-werkverkeervergoeding gaat niet door. En dus kunt u ook volgend jaar een belastingvrije vergoeding betalen van waarschijnlijk € 0,19/km. Misschien maakt u verschil tussen vergoedingen voor woon-werkverkeer en dienstreizen. En betaalt u voor deze laatste kilometers iets meer of juist andersom. Hoe berekent u dan de te betalen belasting op een zo voordelig mogelijke manier?

Vergoeding volgens oude regeling

2012 en 2013. Het antwoord op de voorgaande vraag hangt o.a. af van welk systeem van vergoeding­­en u toepast. In 2012 en 2013 kunt u nog kiezen tus­­sen de oude regeling en de werkkostenregeling. De laatste wordt in 2014 verplicht. Onder de oude re­­geling mag u per aangiftetijdvak de gemiddeld be­­taalde kilometervergoeding berekenen. Ligt het ge­­middelde hoger dan € 0,19/km, dan is het meerdere belast. U kunt echter ook wachten tot het ein­­de van het jaar en dan het gemiddelde berekenen. U moet dan wel de nieuwe tarieven van dat jaar toepassen.

Eindheffing. Op het meerdere mág u de eindheffing toepassen. De belasting komt dan voor úw rekening in plaats van voor rekening van de werknemer. U mag de eindheffing slechts toepassen op een totaal aan bovenmatige kostenvergoedingen van € 200,- per maand per werknemer. Over de eindheffing betaalt u geen premies SV en Zvw. Het meerdere is gewoon loon.

U past de werkkostenregeling toe?

De betaalde vergoedingen voor woon-werkverkeer en dienstreizen zijn tot € 0,19/km onbelast en leggen tot dit bedrag ook geen beslag op de ‘vrije ruimte’ van 1,4% van de loonsom. Op het eind van het jaar mag u ook onder de werkkostenregeling de gemiddelde kilometervergoeding berekenen. Het meerdere is loon en kunt u onderbrengen in de ‘vrije ruimte’. Is die ruimte opgebruikt, dan betaalt u 80% eindheffing.

Voorwaarden voor variabele vergoeding? U mag in beide regelingen alleen uitgaan van een gemiddelde vergoeding als u schriftelijk heeft vastgelegd dat de hogere kilometervergoedingen feitelijk ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor u een lagere kilometervergoeding heeft gegeven dan € 0,19. U kunt de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de cao of in uw vergoedingsregeling.

Wat is het voordeel?

Voorbeeld. Werknemer Jansen rijdt 5.000 km aan woon-werkverkeer (vergoeding € 0,15/km) en 3.000 km aan overige zakelijke km (€ 0,35/km).

Vergoeding, normale regeling

Vergoeding, indien gemiddeld

Administratie! Voor iedere werknemer moet u per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden waarvoor u een vergoeding heeft gegeven en bewaren bij de loonadministratie. Dat moet ook voor incidentele reizen, maar die gegevens hoeft u niet bij uw loonadministratie te bewaren.