RECHT VAN DE BOUW - 16.10.2012

Zo rekent u nu vlot, overzichtelijk en risicovrij af

Facturering. Het is gebruikelijk dat aangenomen werk, afhankelijk van grootte en tijdsduur, in termijnen wordt gefactureerd. Vaak wordt de eerste termijn berekend bij de opdracht en de vervolgtermijnen naar gelang de voortgang. Ten slotte volgt na oplevering de eindafrekening. Dat betreft de restanttermijn van de aanneemsom, de verrekening van stelposten en meer- en minderwerk.

Onduidelijkheid. Het komt nogal eens voor dat het de opdrachtgever niet altijd duidelijk is wat nu wél of niet meer- of minderwerk is. De oorzaak is dat deze onvoldoende tijdens de uitvoering is ingelicht. De eindafrekening werpt dan vragen op. Meer- en minderwerk mag geen verrassing zijn voor de klant. Is dat wel het geval, dan kan dat op een geschil uitlopen bij de Geschillencommissie, de Raad van Arbitrage of aan de kantonrechter, afhankelijk van wat in uw voorwaarden staat.

Hoe nu geen onduidelijkheid en risico?

Offerte. Met het opstellen van de offerte somt u op wat er nu wel en niet in de aanneemsom is begrepen. Een overzichtelijke beschrijving van alle werkzaamheden en de te leveren materialen, aangevuld met mogelijke stelposten zorgen voor duidelijkheid. Mochten er tijdens de uitvoering wijzigingen optreden, dan wordt er verrekend vanuit de basisopstelling van de offerte. Ook voor verrekening van stelposten dient de offerte als basis.

Melden veranderingen. Alle wijzigingen tijdens de uitvoering, zowel minder- als meerwerk moet u direct mondeling melden aan de opdrachtgever, gevolgd door een schriftelijke opgave, waarbij ook de beschrijving weer zorgt voor duidelijkheid.

Het is raadzaam om zo veel mogelijk meteen hoeveelheden uren en materialen en prijzen te melden. Vergeet daarbij ook niet de minderwerkposten gesplitst op te geven. Gebruik een standaardmeer- en minderwerkformulier dat u bij indiening door de opdrachtgever moet laten tekenen.

Stelposten. Voor de uitvoering van stelposten treedt u in overleg met de opdrachtgever. Afhankelijk van de keuze van materialen worden de gevolgen voor de hoogte van de stelposten duidelijk. Is de keus gemaakt, meld dan schriftelijk wat de bij de stelposten horende bedragen zijn.

Onze overzichtelijke afrekening

Zo ziet ons model afrekening eruit:

• de afrekening moet overzichtelijk en gesplitst in diverse posten worden opgesteld;
• begin met de totale aanneemsom, vermeld de termijnen die al berekend zijn en noem de oplevertermijn;
• verreken de stelposten. Vermeld de bedragen van de stelposten. Geef een overzicht van de werkelijk bestede bedragen. Neem daarbij de verrekening van algemene kosten (AK) en winst en risico mee. Zorg waar nodig voor kopiefacturen van leveranciers ter onderbouwing;
• verreken meer- en minderwerk. Volsta niet alleen met het noemen van de ingediende staten, maar splits elke post apart uit, vermeld de verrekening van minderwerk vanuit de offerte en onderbouw opnieuw alle meerwerk. Vergeet niet de AK en winst en risico op te nemen.

Snelheid afrekening. Voor een vlotte afwikkeling van afrekening en betaling van de opdracht is het raadzaam om de gehele afrekening niet lang te laten liggen, maar binnen enkele weken, liefst binnen enkele dagen, op te stellen en in te dienen.