Werkkostenregeling komt eraan, welke actie is nodig?

Bij de term ‘vergoedingen en verstrekkingen’ moet u denken aan alle voordelen die u als werkgever aan uw werknemer doet toekomen buiten de reguliere arbeidsbeloning (het loon dus!). Voorbeelden hiervan zijn een mobiele telefoon, de vergoeding van verhuiskosten en studiekosten.

Wat verandert er? Onder de huidige wetgeving geldt voor iedere vergoeding of verstrekking een specifieke regeling. Deze regelingen komen voor een groot deel te vervallen. In plaats daarvan mag u als werkgever nu (2012) maximaal 1,4% van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Besteedt een werkgever meer hieraan, dan wordt het meerdere belast middels een eindheffing van 80%.

Overgangsregeling. Om het bedrijfsleven de kans te geven te wennen aan deze nieuwe wetgeving is er nu al een overgangsregeling. Op basis hiervan mag iedere werkgever tot en met 2013 kiezen voor toepassing van de oude wetgeving of de nieuwe werkkostenregeling. Deze keuze mag u ieder jaar opnieuw maken. U kunt dus voor 2013 bijvoorbeeld voor toepassing van de werkkostenregeling kiezen, terwijl u in 2012 de oude wetgeving toepast. De keuze hoeft niet expliciet aan de Belastingdienst kenbaar te worden gemaakt, maar moet blijken uit uw administratie.

Wat speelt een rol bij uw keuze?

De volgende aspecten spelen een rol bij het maken van een goede keuze:

• kiest u voor de werkkostenregeling, dan vervallen alle bestaande afspraken met de Belastingdienst aangaande vergoedingen en verstrekkingen;
• de werkkostenregeling kan een administratieve lastenverlichting inhouden, daar de eisen voor specifieke vergoedingen en verstrekkingen vervallen;
• als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u loon in natura waarderen tegen de factuurwaarde (dit is dus inclusief btw);
• voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen bestaat een nihilwaardering waardoor deze de onbelaste ruimte in de werkkostenregeling niet verminderen;
• bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vallen niet onder de nieuwe werkkostenregeling maar behouden hun eigen specifieke regeling (bijvoorbeeld auto van de zaak).

Stappenplan

Wat nu te doen? Duidelijk is dat het belangrijk is een goede afweging te maken tussen de twee systemen. Bovendien dient dit tijdig te gebeuren, daar de werkkostenregeling reeds op 1 januari a.s. ingaat. Wij hebben een kort stappenplan voor u opgesteld.

1. Inventarisatie van alle vergoedingen en verstrekkingen.
2. Worden deze vergoedingen en verstrekkingen de komende jaren doorgezet?
3. Hoe worden deze vergoedingen en verstrekkingen onder de huidige wetgeving behandeld?
4. Hoe worden deze vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling behandeld?
5. Maak een afweging tussen beide systemen. Welke is financieel en qua administratieve lasten het voordeligste?

Via dit stappenplan bent u in staat een gefundeerde keuze te maken tussen de twee systemen.