LOONHEFFING - 16.10.2012

Vaste kosten declareren?

Kosten onderweg. Voor kosten onder werktijd, zoals een broodje onderweg, mag u een vergoeding geven. Dit mag een vast bedrag zijn of een vergoeding op declaratiebasis (de werknemer levert het bonnetje in). Veel werkgevers kiezen na invoer van de werkkostenregeling (WKR) voor vergoeding op declaratiebasis. Is dat slim?

Kosten vergoeden, maar hoe?

Vaste kostenvergoeding? Dan krijgen uw werknemers elke betaalperiode een vast bedrag waaruit zij hun kosten moeten voldoen. De vaste kostenvergoeding is belastingvrij als deze aantoonbaar wordt gegeven voor belastingvrij te vergoeden zaken. Let op. Onder de WKR is dat een stuk beperkter dan nu. Zo zijn in veel gevallen vergoedingen voor kantoor thuis of gebruik eigen telefoon niet meer belastingvrij. Bovendien is onder de WKR een harde eis voor een vaste kostenvergoeding dat u onderzoek doet naar de kosten. U moet dus gedurende enkele maanden bonnetjes bijhouden en op grond daarvan een vergoeding bepalen.

Of toch maar declareren? Declareren geeft meer rompslomp. U moet namelijk elk bonnetje la­­ten goedkeuren en betalen. Daar staat tegenover dat kostenonderzoek niet nodig is. Tip. Het omzetten van een vaste kostenvergoeding in een vergoeding op declaratiebasis levert vaak een kostenbesparing op in die bedrijven waar de gemaakte kosten (inmiddels) niet meer zo hoog zijn als de vaste kostenvergoedingen. Veel werkgevers kiezen er dan ook voor om hun oude vaste kostenvergoeding te vervangen door een stelsel waarin werknemers de kosten mogen declareren. De werknemer komt dan niets tekort; hij krijgt zijn kosten nog steeds gecompenseerd en een kostenonderzoek kan achterwege blijven. Vanwege dit laatste blijkt in de praktijk dat veel werknemers akkoord gaan met het omzetten van een vaste kostenvergoeding naar een vergoeding op declaratiebasis.

Vergoeding op declaratiebasis

Reglement. Kiest u voor het vergoeden van kosten op declaratiebasis, dan is het slim om een re­­gle­­ment op te stellen over hoe de declaraties moe­­ten worden ingediend. Zo voorkomt u onduidelijkheden en werknemers die twee jaar na dato nog met bonnetjes komen aanzetten. Het declaratiereglement kan per bedrijf verschillen. U kunt het declaratiereglement bijvoorbeeld toevoegen aan uw personeelshandboek voor werknemers.

Welkeafspraken? Het is handig daarin in ieder geval de hiernavolgende zaken af te spreken.

• Welke kosten mag de werknemer declareren (bijvoorbeeld ook maximumbedragen voor maal­­tijden of hotelovernachtingen)?
• Op wiens naam moet het bonnetje staan (liefst op uw naam zodat u de btw waar mogelijk kunt af­­trekken)?
• Welke nadere gegevens wilt u hebben bij het bonnetje (denk aan een omschrijving waardoor u kunt zien of de kosten zakelijk zijn)?
• Wie keurt de betaling goed en bij wie moet de declaratie worden ingediend?
• Wanneer moet de declaratie zijn ingeleverd?
• De voorwaarde dat hij alleen mag declareren als de kosten voor zijn eigen rekening gekomen zijn en niet als deze al op een andere manier gecompenseerd zijn.

Een model: ‘Declaratiereglement’ kunt u vinden op: http://personeel.indicator.nl (PS 17.22.02).