KOSTENVERGOEDING - 30.10.2012

Hoe gaat u fiscaal om met medische apparatuur?

Medisch instrumentarium. In uw (para)medische praktijk kunt u niet zonder medische apparatuur. Een stethoscoop of bloeddrukmeter is niet meer weg te denken. Het zal ook voorkomen dat u dit aan uw personeel verstrekt of dat uw personeel zelf iets aanschaft. De vraag is wat hiervan de fiscale gevolgen zijn. Hoe voorkomt u dat de fiscus zijn deel opeist?

Werkkostenregeling, ja of nee?

WKR vanaf 2014 pas verplicht. Het antwoord op deze vraag hangt er om te beginnen vanaf of u de werkkostenregeling al toepast. U kunt deze regeling nu al toepassen, maar vanaf 2014 is het pas verplicht. U kunt nu nog kiezen en uw keuze bepaalt de belastbaarheid. Onder de WKR kunt u een bepaald percentage van de loonkosten (in 2012 1,4%) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven.

Geen WKR. U kunt apparatuur belastingvrij vergoeden of verstrekken als deze zakelijk gebruikt wordt. Wordt de apparatuur maar deels zakelijk gebruikt, uw werknemer gebruikt een bloeddrukmeter bijvoorbeeld ook privé, dan kunt u slechts het zakelijke deel vergoeden. Over de rest moet belasting worden betaald. Apparatuur die duurder is dan € 450,-, kunt u alleen ineens vergoeden als uw werknemer bij het einde van de dienstbetrekking de restwaarde aan u terugbetaalt. Spreekt u dit niet met hem af, dan kunt u per jaar slechts de afschrijving van het instrument vergoeden. Voor de meeste apparatuur is dit 20% van de aanschafprijs per jaar, tenzij de apparatuur sneller veroudert, bijvoorbeeld door de technologische ontwikkeling van nieuwe instrumenten.

U past de werkkostenregeling al wel toe? Als u de apparatuur voor gebruik op de werkplek ter beschikking stelt en de apparatuur blijft hier normaliter ook, dan is dit onbelast. Het wordt anders als de apparatuur ook buiten de werkplek gebruikt wordt. Een arts neemt bijvoorbeeld zijn stethoscoop mee tijdens het afleggen van visites aan huis. Er hoeft alleen geen belasting te worden betaald als het zakelijk gebruik 90% of meer is. Is het minder, dan moet u over de aanschafprijs loonheffing inhouden. U kunt dit voorkomen door de verstrekking onder te brengen in de vrije ruimte. Als uw werknemer de apparatuur zelf koopt en u geeft hem hiervoor een vergoeding, dan is deze belast als loon. Voorkom dit door de vergoeding onder te brengen in de vrije ruimte.

Wat is een werkplek?

De auto. Of u iets belastingvrij ter beschikking kunt stellen, is onder de WKR dus onder meer afhankelijk van het gebruik op de werkplek. Onder ‘werkplek’ verstaat de fiscus iedere plek waarvoor u als werkgever volgens arbonorm verantwoordelijk bent. Dit reikt verder dan u wellicht denkt. Als u uw personeel bijvoorbeeld opdraagt om patiënten te bezoeken met de auto van de zaak, dan hoort deze auto tot de werkplek en kunt u hierin dus belastingvrij een TomTom installeren.

Thuis. Ook een werkplek thuis kan fiscaal een werkplek zijn. Er moet dan wel sprake zijn van een zelfstandige werkruimte, dus er moet een eigen ingang zijn en eigen sanitair. Verder moet u met uw werknemer een reële huur voor het gebruik van de werkruimte hebben afgesproken, zodat alleen u over die ruimte beschikt. Is hieraan voldaan, dan gelden er dus ruimere mogelijkheden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.