APPARTEMENTSRECHTEN - 05.10.2012

Beheer Vereniging van Eigenaars uitbesteden?

Taken Vereniging van Eigenaars

De Vereniging van Eigenaars (VvE) heeft als belangrijkste taak het goed onderhouden van de gemeenschappelijke delen van het gebouw, zoals de lift, het dak en de entree.

Uitgebreid takenpakket. Er zijn een aantal taken binnen de VvE waarmee u te maken krijgt. Zo moet er binnen de VvE een juiste ledenadmi­­nistratie bijgehouden worden en moeten de periodieke bijdragen worden bepaald en geïnd. Verder kunt u denken aan: het opstellen van begrotingen, het organiseren van vergaderingen, het afgeven van verklaringen aan de notaris bij verkoop van een appartement, etc.

In eigen beheer? De werkzaamheden binnen de VvE kunnen in eigen beheer worden uitgevoerd. Uiteraard levert dit een kostenbesparing voor de VvE op. Wel moeten er dan binnen de VvE leden zijn die de genoemde taken willen en kunnen uitvoeren. Niet ieder lid binnen de VvE is immers geschikt voor de uitvoering van een bestuursfunctie. Daarnaast kost het veel tijd om een bestuursfunctie binnen een VvE te vervullen.

Werkzaamheden uitbesteden?

Door de vele uiteenlopende werkzaamheden binnen een VvE in combinatie met het vinden van leden die bereid zijn al deze werkzaamheden op zich te nemen, kan het verstandig zijn om de werkzaamheden uit te besteden aan een kantoor dat gespecialiseerd is in VvE-beheer.

Externe bestuurder. De VvE heeft de mogelijkheid, afhankelijk van wat er bepaald is in de statuten, een externe bestuurder te benoemen en kan dus een extern beheerder een bestuursfunctie binnen de VvE laten vervullen. De VvE betaalt de extern beheerder een bepaald bedrag per jaar en is zelf alleen belast met de controle van de extern beheerder. Vaak treedt de extern beheerder ook op als voorzitter bij de jaarvergadering.

Hoe kiest u nu een beheerder?

De keuze van een extern beheerder zal zorgvuldig gedaan moeten worden. Er worden immers nogal wat belangen uit handen gegeven.

Stap 1. Eerst zal de VvE moeten bepalen welke werkzaamheden zij wil uitbesteden. Bij andere VvE’s kan nagevraagd worden welke beheerder zij aanraden. Ook kan via internet onderzoek gedaan worden naar mogelijke beheerders.

Stap 2. Als er een aantal beheerders zijn geselecteerd, kunnen offertes worden opgevraagd. Na het vergelijken van de offertes kan een selectie gemaakt worden van bijvoorbeeld 3 beheerders.

Stap 3. Met de overgebleven beheerders kan dan een gesprek worden aangegaan, waarin de beheerder nadere toelichting kan geven over de werkwijze van het kantoor. Zorg ervoor dat u een goed beeld van het kantoor krijgt en vooral dat u zich prettig voelt bij dit kantoor.

Belangrijke vragen. Wat is de werkwijze en de bereikbaarheid van het kantoor? Is er een 24 uursservice? Krijgt u inzicht in de administratie? Worden de bankrekeningen van de VvE op naam gesteld van de VvE? Hoe vindt overdracht plaats naar de extern beheerder? Welke werkzaamheden worden extra doorbelast?

Benoeming extern beheerder. Vervolgens kan er een keuze gemaakt worden. De extern beheerder moet in de vergadering van eigenaars met unanieme meerderheid benoemd worden.