LOONHEFFING - 28.09.2012

Internet en bellen voor werknemers belastingvrij?

Geen WKR. Past u de werkkostenregeling (WKR) nog niet toe, dan mag u zakelijke internetkosten belastingvrij vergoeden of verstrekken.

Tip. Gebruikt uw werknemer een bepaalde internetverbinding meer dan 10% zakelijk, dan mag u de kosten van de verbinding helemaal vergoeden. Deze regeling geldt ook voor de kosten van het telefoonabonnement.

Bewijs vaak geen probleem

Zakelijk gebruik. U kunt het zakelijk gebruik van meer dan 10% bewijzen door te laten zien dat het in de functie van de werknemer past om vanuit huis te internetten en/of te bellen. De werknemer die regelmatig thuiswerkt en dan contact heeft met de werkgever valt hier ook onder. Maar ook uw buitendienstmedewerker die vaak op de weg zit en ‘s avonds vanuit huis zijn zaken administratief afhandelt.

Contractueel. U kunt dit aantonen door in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat de werknemer geacht wordt ook werk vanuit huis te doen. Voor iemand die in principe de hele dag op de werkplek zit, zal bewijzen vaak moeilijker zijn. Als hij toch thuiswerkt, is het handig zijn taken voor thuis, uitdrukkelijk te benoemen. In de praktijk komt dat bijvoorbeeld voor als iemand aan het werk gaat met vertrouwelijke informatie of ‘s avonds nieuwe software gaat testen. Tip. Ook het verlenen van toegang tot de digitale omgeving van de werkgever vanuit huis (een ‘token’) wijst op écht zakelijk internet thuis.

Vergoedt u de kosten? Vergoedt u de kosten van telefoon of internet thuis? Vraag dan wel om de originele factuur voor uw administratie en bewaar deze om fiscaal gedonder te voorkomen.

Abonnement op naam van een ander?

Zakelijk gebruik. Één van onze lezers attendeerde ons op het volgende. Het viel hem op dat de telefoon/de internetverbinding niet altijd op naam staat van de werknemer, maar op die van een huisgenoot (bijvoorbeeld de partner). Hoe zit dat? In principe is niet vereist dat het internet- of telefoonabonnement op naam staat van de werknemer zelf. Het moet wel duidelijk zijn dat hij dat abonnement zakelijk gebruikt. Als u bijvoorbeeld weet (en uit uw dossier blijkt) dat het de partner én het woonadres van de werknemer is, zullen er geen fiscale problemen ontstaan. Let op. Is het echter een abonnement op een ander adres? Dan zal dat vragen oproepen van de Belastingdienst over de zakelijkheid. U zult dan moeten onderbouwen waarom de werknemer dáár zakelijk internet of belt. Denk aan een werknemer die een aantal dagen per week bij zijn vriendin logeert maar formeel nog ergens anders woont.

En als u wel al de WKR toepast?

Past u wel de WKR toe, dan is er geen bijzondere regeling meer voor het vergoeden of verstrekken van telefoon of internet thuis. De vergoedingen of verstrekkingen vallen in de vrije ruimte en is deze vol, dan is de telefoon- of internetverbinding thuis gewoon belast. Tip. Als alternatief kunt u werknemers tegemoetkomen door in plaats van een vergoeding voor bellen vanuit huis een telefoon mede voor gebruik op de werkplek ter beschikking te stellen. Dit is onbelast bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%, ook onder de WKR.