LOONADMINISTRATIE - 28.08.2012

Spelregels bij het verhalen van loonheffing

Inhouden en afdragen. Als werkgever bent u voor de loonheffing slechts een doorgeefluik voor wat betreft uw personeel. Zij verdienen bij u een bruto-inkomen en moeten daarover loonbelasting en premies betalen. De wetgever vindt het makke­lijker die plicht bij u neer te leggen, zodat die de belasting en premies niet bij elke werknemer apart hoeft te heffen. Als er bij de loonheffing een fout wordt gemaakt en u te weinig inhoudt, kunt u dat later alsnog verhalen op uw werknemer. Hij heeft dan immers te weinig belasting betaald en te veel uitbetaald gekregen. Toch besliste de rechter dat verhaal op de werknemer niet altijd mogelijk is. Wat was er aan de hand?

Ten onrechte eindheffing

Foutje boekhouder. In de berechte zaak had een werkgever op de aan zijn werknemers uitbetaalde vakantiegeld ten onrechte de eindheffing toegepast. Hierdoor kwam de loonheffing voor rekening van de werkgever en niet voor rekening van de werknemers. Deze hielden dus meer netto over. De accountant van de werkgever was verantwoordelijk voor de fout. Toen deze een nieuw computer­sys­­teem in gebruik nam, werd de fout ontdekt, waarna de werkgever deze meldde aan de Belastingdienst. Er volgde een naheffing bij de werk­gever, die deze vervolgens op zijn werk­nemers wilde verhalen. Deze stapten vervolgens naar de rechter (LJN: BV1277).

Overwegingen rechter. De rechter overwoog allereerst dat de fout niet aan de werknemers was toe te rekenen. Deze waren ervan uitgegaan dat de salarisstroken klopten en dat ook het uit­betaalde loon correct was. De salarisstroken waren voor een leek ook allerminst duidelijk geweest en het verschil in uitbetaald loon was niet dermate groot geweest dat de fout onmiddellijk zichtbaar was geweest. Dit bleek ook uit het feit dat werk­nemers, werkgever noch de accountant de fout ontdekt hadden. Deze kwam pas naar voren op het moment van ingebruikname van de nieuwe software. De werknemers waren al met al dus te goeder trouw geweest.

Werknemer niet fout. Bovendien hadden ­enkelen van hen door de fout meer inkomsten­belasting betaald, dus zouden ze bij toewijzing van het verhaal van de werkgever dubbel de klos zijn. De schade diende volgens de rechter dan ook veeleer voor rekening van de accountant te komen. Het verhaal op de werknemers werd afgewezen.

Wat kunt u hiermee?

Fout kenbaar? Als loon geen eindheffingsloon is, dient de loonheffing voor rekening van de werk­nemer te komen. Gebeurt dit onverhoopt door een fout niet en betaalt u de belasting, dan kunt u deze in principe verhalen op de werknemer. Dit wordt anders als de fout niet duidelijk kenbaar was en uw personeel er dus te goeder trouw van uitgegaan is dat de uitbetalingen klopten. Alleen als dit laatste anders is, heeft u een poot om op te staan.

Vraag om een duidelijke loonstrook. Een foutieve uitbetaling kan pas bemerkt worden als een salaris­strook duidelijk is. Eis van uw boekhoud- of administratiekantoor dan ook duidelijke salarisstroken, want anders zijn fouten niet inzichtelijk en kunt u ze ook niet verhalen. Gaat het toch een keer fout, stel dan uw accountant aansprakelijk. Fouten maken is menselijk, maar voor die van anderen hoeft u niet op te draaien!