KASREGISTER - BEWAARPLICHT - 08.05.2012

Kassa-aanslagen ook onder digitale bewaarplicht

Verifieerbaarheid. Als horecaondernemer bent u verplicht een administratie te voeren én te be­­waren. Hiertoe behoort ook uw administratie in digitale vorm. In deze bestanden mag u ook niet zomaar wijzigingen aanbrengen. Doet u dat wel, dan dient u ervoor te zorgen dat een en ander te verifiëren is. Neemt u het met uw digitale bewaarplicht niet zo nauw, dan loopt u grote risico’s. Dit ervoer ook uw collega die onlangs voor het Gerechtshof in Amsterdam stond (LJN: BV7217).

Foutje, bedankt …

Handmatige correcties. Bij uw collega was na een boekenonderzoek geconstateerd dat er dagelijks een groot aantal boekingen handmatig uit het administratiesysteem was verwijderd. De fiscus was diverse keren bij uw collega langs geweest en had hierbij back-ups gemaakt van de adminis­­tratie. Daaruit bleek dat achteraf alle contante betalingen uit het systeem waren verdwenen. Waarschijnlijk had uw collega zelf niet eens in de gaten dat met de nodige kennis van automatisering een en ander eenvoudig te achterhalen was. Handelingen die wel traceerbaar waren, via bijv. pinbetalingen en boekingen in de agenda, waren wél keurig in de administratie terug te vinden. Op jaarbasis ging het om ongeveer 2.500 verwijderde boekingen, zo’n 8,5% van het totale aantal.

Wat vond de rechter?

De schijn tegen. Uw collega hield voor de rechter vol dat er van verzwegen omzet geen sprake was en dat het slechts foutieve boekingen betrof. Het Gerechtshof geloofde hier weinig van en kon niet geloven dat het personeel van de ondernemer zich alleen bij contante betalingen vergiste.

Het Hof was het bovendien met de inspecteur eens dat uw collega verplicht was om ook de foute boekingen in de administratie te bewaren. Daarnaast had de inspecteur met het opleggen van de naheffing al rekening gehouden met een foutmarge van 5%. De naheffing bleef dan ook in stand.

Doe uw voordeel met die wetenschap

Niet onderschatten. Duidelijk is dat ook de fiscus zijn voordeel doet met de moderne en gedetailleerde gegevensstroom. Als u gegevens uit een sys­­teem verwijdert, is dit in de regel in de back-up van het systeem terug te vinden. Als u de reden voor verwijdering niet hard kunt maken, heeft u de schijn al tegen.

Niet verwijderen. In bovengenoemde zaak leverde het systeem bijvoorbeeld standaard dagelijks een uitdraai van alle mutaties. Uw collega had echter besloten deze overzichten niet te laten afdrukken en hij kon ze dan ook niet tonen bij de controle. Dit werkte niet bepaald in zijn voordeel, want daarmee had hij niet voldaan aan de wettelijke bewaarplicht.

Maar fouten maken is toch menselijk?

Corrigeren mag … Ook de fiscus weet dat er op de werkvloer fouten worden gemaakt. Het is dus geen enkel probleem als u correcties in uw adminis­­tratie aanbrengt. De fiscus weet echter ook wat bij een bepaalde omzet aan fouten te verwachten is.

Bewaren en onderbouwen. Dat aantal kan in uw bedrijf best hoger zijn, maar dan moet daarvoor wel een reden zijn. Bewaar aantekeningen en retourboekingen dus. Waarschuw ook uw personeel om niet zomaar terugboekingen te doen.