Personeels-BBQ op de werkplek

Het zakelijke met het aangename … U organiseert net als ieder jaar voor de zomervakantie een halve dag werkgerelateerde trainingen voor de werknemers en daarna de zomerbarbecue om te vieren dat de zomervakantie eraan komt. Hoe moet u daarmee omgaan voor de loonheffing?

Geen werkkostenregeling (WKR)?

Trainingskosten. De kosten van de ochtend- training zijn zakelijk en dus belastingvrij.

BBQ. Voor wat betreft de barbecue geldt dat dit een personeelsfeest is. Dat is ook belastingvrij voor zover de waarde van alle personeelsfeesten/-reizen in een jaar samen niet meer bedragen dan € 454,- per werknemer per kalenderjaar.

Tip. Bij het berekenen van dit bedrag mag u uitgaan van de normbedragen voor maaltijden. Dat betekent dat uw barbecue tegen € 4,30 per persoon mag worden meegerekend. Naast uw barbecue mag u dus nog € 454,- minus € 4,30 = € 449,70 aan personeelsfeesten/-reizen besteden per werknemer vóórdat u aan heffing toekomt. Dit ongeacht de daadwerkelijke kosten!

Wél werkkostenregeling

Trainingskosten. Past u de werkkostenregeling al toe? Ook dan mag u het trainingsgedeelte als gerichte vrijstelling buiten de heffing houden. Het gaat immers om een training of cursus voor het werk.

BBQ. Houdt u een barbecue buiten de deur, bijvoorbeeld bij een restaurant of in uw eigen tuin? Dan is deze wél fiscaal belast onder de WKR. Voor zover de zaken die onder de WKR vallen, meer bedragen dan 1,4% van de loonsom (1,5% vanaf 2013) betaalt u 80% eindheffing.

Alternatief. In plaats daarvan kunt u er ook voor kiezen uw werknemers de belasting over de barbecue zelf te laten betalen. Voor het bepalen van de waarde van de barbecue voor de belastingheffing moet u in principe uitgaan van de daadwerkelijke kosten daarvan.

Tip. Organiseert u de barbecue op het eigen terrein van uw bedrijf, bijvoorbeeld in een partytent op de be­drijfsparkeerplaats of in de tuin, dan mag u de waarde daarvan op nihil stellen. Organiseer de barbecue dus als het kan op eigen terrein. De barbecue blijft op die manier onder de WKR belastingvrij!

Activiteitenverdeling

Splitsen. Het verdelen van een dagactiviteit waarbij voor verschillende onderdelen verschillende regels gelden, zoals hier beschreven, is alleen mogelijk als de kosten duidelijk te splitsen zijn. Lopen de kosten door elkaar heen omdat het activiteiten zijn die een beetje nuttig maar vooral leuk zijn (denk aan een reis naar Amsterdam met het hele personeel waarbij ook een winkel in uw branche wordt bezocht), dan zal de Belastingdienst dit niet snel accepteren als een zakelijke activiteit. De héle activiteit zal dan in de werkkostenregeling onder de belastingheffing vallen, tenzij u nog vrije ruimte heeft.

Zo doet u dat slim. Zorg dus dat u, waar u een combinatie van activiteiten aanbiedt (iets leuks met iets nuttigs), beide activiteiten duidelijk splitst om zo veel mogelijk belastingvrij te houden.