Hoe nu geen gedoe bij werken met een open begroting?

Doel open begroting. Met het bijleveren van een open begroting geeft de aannemer de klant inzicht in wat er precies berekend is. Op grond van die open begroting neemt de aannemer het werk aan. Bij de eindafrekening komen er dus geen verrassingen tevoorschijn. Als ook het meer- en minderwerk op basis van een open begroting plaatsvindt, weet de klant altijd waar hij aan toe is.

Werken op regiebasis. Met een open begroting kan ook werk aangenomen worden op basis van regie. De aannemer geeft inzicht in welke kosten hij (globaal) berekend heeft. De prijs van het geheel staat dan niet van tevoren vast. Afrekening vindt achteraf plaats op basis van de werkelijk gewerkte uren en de bestede materialen. De open begroting is daarbij de leidraad. In beide situaties willen aannemers helderheid scheppen.

Gevolgen open begroting

Het werken met een open begroting toont het vertrouwen van de aannemer in zijn klanten en omgekeerd. Op die manier verloopt het hele proces van aannemen en uitvoeren open en flexibel. Er is een open overlegstructuur waarbij ieders belang gerespecteerd wordt. Toch zijn er een paar zaken die extra aandacht vragen in dit proces:

• bedrijfsstrategie komt open te liggen;
• prijsvorming en inkoopafspraken zijn voor iedereen inzichtelijk;
• tijdens uitvoering moet, indien het werk dat vereist, afgeweken kunnen worden van de begroting;
• er kan discussie ontstaan over de hoogte van uren en bedragen;
• controle van de klant op de uitvoering ten opzichte van de begroting wordt scherper;
• inschatting vooraf kan afwijken van de werkelijkheid;
• de kwaliteit van de te leveren materialen is aan prijs gebonden;
• het zicht op meer- en minderwerk is duidelijker;
• de concurrentie zou mee kunnen kijken in de keuken van het bedrijf;
• beide partijen moeten elkaar volledig vertrouwen.

Hoe vat houden op proces? Het werken met een open begroting vraagt om een aantal maatregelen teneinde vat te houden op de beheersbaarheid voor, tijdens en na de uitvoering.

Vijf punten die u moet afwerken

1. Algemene voorwaarden. Indien u altijd met open begrotingen werkt, moet u dat vastleggen in uw algemene voorwaarden. Neem artikelen op over de vertrouwelijke behandeling over en weer en over het niet beschikbaar stellen van de begroting aan derden. Zorg voor maatregelen bij overtreding; met een boeteclausule staat u extra sterk.

2. Incidentele open begroting. Neem in de offerte onder ‘Offertevoorwaarden’ artikelen op over het werken met een open begroting als dat incidenteel voorkomt, zie bij punt 1.

3. Stelposten. Neem ook bij een open begroting een stelpost op als de prijs van een bepaald onderdeel vooraf niet goed is in te schatten of als de keuze van materialen onbekend is.

4. Vorderingen. Bespreek alle ontwikkelingen tijdens de uitvoering met de klant. Zo is er duidelijkheid als er meer- of minderwerk speelt.

5. Op papier zetten. Leg alle afspraken steeds vast en laat uw klant ervoor tekenen.