VAARDIGHEDEN - 23.03.2012

Verbeter uw gesprekstechniek en behaal meer resultaat

We voeren elke dag gesprekken. U voert er onbewust meer dan u denkt ... Als u dat eenmaal in de gaten heeft, kunt u effectiever gesprekken voeren.

Doelen van een gesprek

Informatie en communicatie. In een gesprek draait het om informatie en communicatie. In feite streven we echter een aantal doelen na.

• U informeert de ander of vergaart informatie.
• U wilt tot een beslissing komen. Het draait dan om keuzes, voorstellen, adviezen, etc.
• U wilt het werk op orde krijgen.

In zo’n gesprek is ruimte voor discussie, argumenten, evaluatie, analyses, etc. Tip. Ga voor een gesprek na wat uw doel is en wat u wilt bereiken. Zo wordt het gesprek effectiever.

In wat voor vorm doet u dat?

Vorm is belangrijk. Het draait niet alleen om wat u zegt (de inhoud), maar ook om hoe u het zegt. Een aantal aandachtpunten voor de vorm:

• leg een goede basis voor het gesprek. Stel mensen op hun gemak;
• begin informeel en wordt formeler als de inhoud van de boodschap dat vereist. Tip. Begin bij slechtnieuwsgesprekken direct met het slechte nieuws. Begin bij andere gesprekken met iets algemeens om het ijs te breken;
• houd ook rekening met de non-verbale kant van het gesprek. Die zaken maken uit of uw boodschap overkomt. De non-verbale communicatie, zoals uw stem en uw lichaamstaal, leggen bij de meeste mensen meer gewicht in de schaal dan de inhoud van de boodschap zelf.

Aspecten van een goed gesprek

Speel niet op de persoon. Benoem het aspect waar het om gaat.

• Geef ruimte. Neem de ruimte om uw punt te maken, maar geef ook de ander de ruimte.
• Vul kritiek aan met alternatieven.
• Gebruik humor en luister goed.
• Houd het gesprek in de hand. Kap het af als iemand aan het doorrazen of afdwalen is. Geef een samenvatting en maak uw punt duidelijk.
• Gebruik de ik-vorm.
• Neem (tegen)argumenten serieus.
• Focus op onderwerp.
• Formuleer kort en bondig.

Gesprekstechnieken

Gebruik een gesprekstechniek om bij de les te blijven. Drie vaak toegepaste technieken zijn:

• terugkoppelen. Ga terug naar het doel van het gesprek en vat samen;
• duidelijkheid geven. Maak de situatie en de essentie van het gesprek duidelijk: “Volgens mij gaat het om ...”;
• hardop denken. Zo creëert u openheid, denkt u mee, deblokkeert u de eigen gedachten, geeft u het voorbeeld en bevordert u samenwerking.

Feedback geven. Feedback heeft altijd betrekking op het hier en nu. Haal dus geen oude koeien uit de sloot. Houd verder rekening met:

• geef feedback op (veranderbaar) gedrag, niet op de persoon;
• benoem gedrag concreet (geef een voorbeeld);
• verwoord feedback in de ik-vorm;
• kies het juiste moment;
• wees eerlijk.