LOONHEFFING - 23.03.2012

Tijdig voorbereid op de werkkostenregeling?

Hoe zat dat ook alweer? De werkkostenregeling (WKR) is een nieuwe manier van omgaan met vergoedingen en verstrekkingen (u geeft een ‘ding’ in plaats van geld). Deze methode is ingevoerd per 2011. Maar in de jaren 2011, 2012 en 2013 mag u nog kiezen of u het oude stelsel volgt of gaat voor de WKR. Vanaf 2014 (dus over pakweg 21 maanden) heeft u dus geen keuze meer. Zorg dan ook dat u voorbereid bent. Maar hoe moet dat dan?

Wat is de ‘werkkostenregeling’?

Heel kort samengevat houdt de regeling in dat over vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers loon­­heffing moet worden betaald, tenzij één van de volgende uitzonderingen van toepassing is en:

• het gaat om een vergoeding of verstrekking die niet samenhangt met de dienstbetrekking;
• het gaat om vergoedingen en/of verstrekkingen die uitdruk­­kelijk zijn vrijgesteld (de zgn. ‘gerichte vrijstelling’);
• het gaat om verstrekkingen die voor de belastingheffing tegen nihil mogen worden gewaardeerd;
• het gaat om kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet (intermediaire kosten);
• het gaat om aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor zover deze niet meer dan 1,4% (vanaf 2013: 1,5%) van de loonsom bedragen. De loonsom is daarbij het brutobedrag dat u aan belast loon betaalt aan alle werknemers gezamenlijk;
• de werknemer een vergoeding betaalt voor de verstrekking.

Hoe bereidt u zich voor?

Waarom nu al? In de praktijk blijkt het in kaart brengen van alles waarop de WKR van toepassing is, een behoorlijke klus te zijn. Ook het maken van afspraken met werknemers kan wel een tijdje duren. Het is dan ook slim om tijdig te beginnen. Eerst maakt u een overzicht van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Denk aan personeelskortingen, personeelsfeestjes, maar ook aan een internetaansluiting bij werknemers thuis.

Overzicht, en dan per stuk beoordelen. Ga vervolgens voor elke vergoeding of verstrekking na of deze vergoedingen en verstrekkingen onder een uitzondering vallen of dat daarover belasting betaald moet worden.

Keuze maken. Als u weet waarover belasting betaald moet worden, dan kunt u vervolgens nog kiezen: gaat u de eindheffing van 80% toepassen of betaalt uw werknemer de belasting zelf?

In de onderstaande tabel kunt u de verschillen zien ingeval u iets verstrekt of vergoedt van € 100,-.

* exclusief eventuele werkgeverslasten.

Wordt vervolgd. Misschien is het ook handig om een aantal vergoedingen en verstrekkingen die u nu geeft, aan te passen om optimaal gebruik te kunnen maken van de werkkostenregeling. In volgende adviezen gaan wij daarom onder meer in op hoe uw arbeidsvoorwaarden aan te passen, e.d. Wij houden u dus op de hoogte!