BEDRIJFSKOSTENAFTREK - 15.03.2012

Hoe zit het met de aftrek van telefoonkosten?

Privé en zakelijk. De telefoon is niet meer weg te denken en dat geldt zeker voor ondernemers. Als u vanuit huis werkt, lopen privé- en zakelijk gebruik dwars door elkaar heen. En dan is de aftrek niet zo eenvoudig te bepalen. Wat dan?

Abonnementskosten

Niet aftrekbaar. Voor ondernemers is alleen be­­paald dat de kosten van een telefoonabonnement in de woonruimte van aftrek zijn uitgesloten. Dat is in de meeste situaties duidelijk. Het eerste abon­­nement is immers niet aftrekbaar, het tweede voor bijvoorbeeld de kantoorruimte, wél. Complicaties liggen echter op de loer. Dat komt omdat de wetgeving nog stamt uit de ‘goede oude tijd’ waarin praktisch ieder gezin standaard over een telefoonabonnement (bij de PTT!) beschikte. Dat abonnement werd aangemerkt als privé en dus als niet aftrekbaar. Een tweede abonnement op kantoor was zakelijk en dus aftrekbaar.

Privé geen aansluiting. Wat nu als er wel een abonnement voor een aansluiting in de kantoorruimte is, maar niet in de woonruimte zelf?

Zo’n situatie is wettelijk niet geregeld en dus zult u naar eigen inzicht, naar redelijkheid, moeten handelen. Bedenk daarbij dat telefoonverkeer traceerbaar is. Bij een controle kunt u wel van alles over uw belgedrag beweren, maar met één telefoontje beschikt de fiscus over een uitdraai van uw belhistorie.

Verdedigbaar. Trekt u de abonnementskosten in de kantoorruimte af omdat u bijvoorbeeld beweert privé alleen mobiel te bellen, dan is dit naar onze mening te verdedigen. Reken er echter wel op dat men controleert of u inderdaad niet vanuit de zakelijke aansluiting toch privé belt. Mocht dit laatste gebeuren, dan kunt u de aftrek van de abonnementskosten wel schudden.

Gesprekskosten

Wel aftrekbaar. Zakelijke gesprekskosten zijn niet van aftrek uitgesloten, ook niet als ze zijn gepleegd via de privételefoonaansluiting. Wel zult u aannemelijk moeten maken hoeveel deze kosten bedragen. Ieder telefoontje staffelen, is haast on­­doenlijk, dus adviseren we u een redelijke schatting te maken die u bijvoorbeeld baseert op een paar maanden waarin u de zakelijke en de privébelkosten bijhoudt.

Turven en bewaren. Ook met betrekking tot de kosten van uw mobieltje is er niets in de wet geregeld. Dus zult u ook nu een redelijke schatting moeten maken van de zakelijke kosten van uw gsm. U kunt ook nu uw belgedrag een tijdje bijhouden en de kosten op basis van de uitkomst split­­sen. Vervolgens trekt u alleen het zakelijke deel af van de winst. Tip. Nog makkelijker is het als u een apart mobieltje heeft voor uw zakelijke te­­le­­foonverkeer en één voor privé. U voorkomt zo dis­­cussie over de vraag of u de aftrek wel juist berekend heeft.

Wat met de btw?

Factuur op de zaak zetten! De btw op uw zakelijke kosten is aftrekbaar, maar dan moet u de factuur wel op naam van uw bedrijf zetten. In dat geval moet u op het eind van het jaar een correctie aangeven vanwege privégebruik. Volg hierbij de verdeling zakelijk-privé die u ook voor het vaststellen van de aftrek heeft genomen. Zo houdt u het tenminste duidelijk.