Klant levert materialen, hoe nu zonder risico verwerken?

Levering materialen. Bij bouw- en verbouwwerkzaamheden worden meestal de benodigde materialen door u besteld en verwerkt, volgens opgave in de offerte/opdrachtbevestiging. U verwerkt uitsluitend materialen van A-kwaliteit. Bijkomend voordeel is dat u de verwerkingsvoorschriften en de eigenschappen kent en omdat u deze materialen ook aanbeveelt, kunt u daarvoor ook garant staan. Geef aan de klant de voordelen en eigenschappen aan. Geheel volgens uw leveringsvoorwaarden en de garantie van de producent/leverancier verzorgt u levering en verwerking.

Klant levert materialen. Sommige particuliere klanten geven er echter de voorkeur aan om zelf een deel van de te verwerken materialen aan te schaffen. Bijv. vanwege prijsvoordeel, relatie van klant met leverancier of om andere redenen. Voor u als verwerker kan de herkomst en levering van deze materialen gedoe en risico’s opleveren. Dat betreft dan kwaliteit, afmetingen, tijdstip van levering of te kort geleverde hoeveelheden.

Wat nu te doen?

Onze aanbevelingen. Om voor, tijdens en achteraf met de verwerking van door de klant geleverde materialen gedoe te voorkomen, moet u vooral duidelijk zijn over de voorwaarden waaronder u die materialen verwerkt. 6 aanbevelingen!

1. Geen verwerking. Als u het niet zit zitten om materialen te verwerken waar u uw twijfels over heeft betreffende kwaliteit, afmetingen of herkomst en waarvan u zeker weet dat u niet die kwaliteit kunt bieden die men van u gewend is, moet u de klant meedelen dat u geen overeenkomst met hem aangaat betreffende de voorgestelde materialen. Zet er dan wel de redenen bij!

2. Algemene voorwaarden. Neem in uw algemene voorwaarden een artikel op over verwerking van door de klant geleverde materialen.

Voorbeeld. “Op de door de klant geleverde en door uitvoerder te verwerken materialen wordt geen enkele garantie gegeven. Dat geldt ook voor de verwerking daarvan.” Verder: “Klant moet de materialen op tijd en in voldoende hoeveelheden leveren. Ontstane stagnatie kan leiden tot verrekening van meerwerk.”

3. Offertevoorwaarden. Als u geen algemene voorwaarden heeft óf bovenstaand artikel is er niet in opgenomen, is het raadzaam om in uw offerte een artikel als hiervoor te zetten als er sprake is van levering van materialen door de klant.

4. Controle op kwaliteit. Als u wel de materialen die door de klant worden geleverd, verwerkt, controleer dan vooraf in het bijzijn van de klant die materialen op kwaliteit, afmetingen en afwijkingen. Zorg dat de klant ervan op de hoogte is.

5. Schriftelijk vastleggen. Voorkom gedoe achteraf over opmerkingen uwerzijds over kwaliteit, afmeting of anderszins van door klant geleverde materialen, door schriftelijk uw bevindingen vast te leggen in aanvullende voorwaarden. Beschrijf alle door u geconstateerde afwijkingen. Laat de klant ervoor tekenen.

6. Afwikkeling. Mocht u alsnog tot het besluit komen dat u niet kunt instaan voor een verantwoorde verwerking van de aangeleverde materialen, dan moet u in overleg met de klant er alsnog voor kiezen de materialen niet te verwerken. Dit kan ook voor de klant een goede reden zijn om de materialen af te keuren en te retourneren.