Hoe nu geen risico’s met elektronische aanbesteding?

Via website. Een collega-aannemer wil inschrijven op een aanbesteding. Op de website van de aanbesteder is de termijn van inschrijving vermeld. Ook is er vermeld welke documenten met de inschrijving moeten worden meegezonden. De web­­site meldt uitdrukkelijk dat er alleen langs elektronische weg kan worden ingeschreven. Dat moet gebeuren via de website van de aanbesteder. De aannemer vindt dat te omslachtig. Daarom meldt hij zich met alle bijlagen en gevraagde documenten op het kantooradres van de aanbesteder.

Nieuwe poging! De inschrijving wordt echter niet in ontvangst genomen. Op de website staat namelijk uitdrukkelijk vermeld dat de inschrijving via internet moet geschieden. Daarop besluit de aannemer een nieuwe poging te wagen. De tijd begint echter te dringen! Om één minuut voor het sluiten van de inschrijvingstermijn logt de aannemer in op de website van de aanbesteder. Hij schrijft in voor het project, maar het lukt hem niet meer om op tijd alle gevraagde documenten en bijlagen te verzenden. Daarop ontvangt hij bericht van de aanbesteder dat hij te laat is en dat zijn inschrijving niet in behandeling wordt genomen.

Op tijd met de inschrijving?

Aannemer stapt naar de rechter. De aannemer stelt bij de rechter dat hij op tijd was met zijn inschrijving omdat hij zich nog net op tijd via de website heeft aangemeld. Dat blijkt ook uit een uitdraai van het bericht waarop het tijdstip staat vermeld. Dat hij vervolgens niet op tijd de bijlagen heeft verstuurd, is het gevolg van uploadproblemen bij de aanbesteder. Dat kan hém toch niet worden verweten? Ook stelt hij dat hij ruimschoots op tijd was omdat hij zich met alle vereiste documenten op het kantoor van de aanbesteder heeft gemeld. Die was er dus van op de hoogte dat hij op de aanbesteding wilde inschrijven. Als zijn inschrijving toen in ontvangst was genomen, was er niets aan de hand geweest!

Niet toegestaan. Maar helaas voor de aannemer is de rechter het daar niet mee eens, want een inschrijving is ongeldig als deze niet op tijd wordt ingeleverd of als deze op een andere wijze of op een ander inschrijvingsadres wordt ingeleverd dan in het aanbestedingsreglement is vermeld. Tot voor kort kon een inschrijving in een verzegelde of afgesloten bus worden gedeponeerd. Maar sinds enige tijd mag een aanbesteder bepalen dat een inschrijving alleen langs elektronische weg moet worden ingediend. Inschrijven op andere wijze is dan niet toegestaan!

Inschrijving ongeldig?

Wat heeft de rechter nu beslist? De rechter stelt vast dat de aannemer weliswaar net op tijd had ingelogd op de website van de aanbesteder, maar dat het hem niet meer lukte op tijd de gevraagde bijlagen te versturen. Volgens de rechter lag dat niet aan mogelijke uploadproblemen aan de kant van de aanbesteder. Gezien het tijdstip van verzending is het waarschijnlijker dat de tijd voor het versturen van de bijlagen te kort was. Om te proberen documenten één minuut voor het slui­­ten van de inschrijvingstermijn te verzenden, is volgens de rechter een omstandigheid die voor re­­kening van de inschrijver komt. Als het misgaat, kan hij daarvoor niet met een beschuldigende vinger naar de aanbesteder wijzen. De rechter oordeelt dan ook dat de inschrijving van de aannemer door de aanbesteder terecht ongeldig is verklaard.