AUTO VAN DE ZAAK - 13.12.2011

Uw werknemer en de bestelauto

Wanneer géén loonbijtelling?

Als een werknemer een bestelauto uitsluitend gebruikt voor zakelijke ritten, dan hoeft de bestelauto niet te worden meegenomen als loon. Maar u en uw werknemer zullen dan moeten bewijzen dat hij per jaar niet meer dan 500 kilometer privé gereden heeft. Hoe zat dat ook alweer? Wanneer geldt er geen bijtelling?

Met een sluitende kilometerregistratie. In een rittenregistratie moet elk ritje verantwoord worden. Tip. Als uw werknemers door de aard van hun werk veel korte ritten maken, dan kan dit lastig zijn. Een vereenvoudigde rittenregistratie is dan onder voorwaarden toegestaan.

Of verbod privégebruik. Een verbod privégebruik (met regelmatig toezicht daarop door de werkgever; denk aan het controleren van schades of opvallend afwijkend benzineverbruik).

Of auto achter slot en grendel. De bestelauto is buiten werktijd niet te gebruiken (omdat hij achter het hek staat).

Of geschiktheid auto. De auto is uitsluitend geschikt voor zakelijk gebruik. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de auto met alleen maar een zitplaats voor de bestuurder of een auto die door zijn inrichting alleen geschikt is voor het vervoer van goederen.

Bijtelling dure aangelegenheid

Kunt u niet bewijzen dat de auto minder dan 500 kilometer privé gebruikt wordt, dan moet de chauffeur belasting betalen over het privégebruik. Bij bestelauto’s is dit vaak behoorlijk kostbaar.

Nieuwe verklaring

Geen bijtelling. Per 2012 komt hier, als de Eerste Kamer akkoord gaat, nog een methode bij: de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. U en uw werknemer verklaren gezamenlijk aan de Belastingdienst, via een (nog niet beschikbaar) digitaal formulier, dat de auto niet privé wordt gebruikt (0 kilometer!).

Let op. Als werkgever moet u hierop toezien, maar een sluitende rittenregistratie is niet meer nodig. Merkt de Belastingdienst een verdachte rit (de Efteling in het weekend bijvoorbeeld), dan hebben de werknemer en u mogelijkheid van tegenbewijs. Lukt dat bewijs niet, dan moet alsnog de belasting en de boete betaald worden door de werk­­nemer. Wist u van het privégebruik af of had u het kunnen weten, dan is de belasting voor uw rekening.

Wanneer kiest u voor verklaring?

Kies voor de verklaring in plaats van ander bewijs als privégebruik helemaal niet is toegestaan én u aanvullend zaken checkt, zoals het brandstofgebruik. U voorkomt zo immers boetes door privégebruik van de werknemer waar u geen weet van heeft. Let op. Is er wel incidenteel sprake van privégebruik of controleert u niets, gebruik dan liever een andere manier om aan te tonen dat de bestelauto niet privé wordt gebruikt.

Afwisselend gebruik. Wordt de bestelauto doorlopend afwisselend gebruikt door verschillende werknemers, dan mag u € 300,- belasting (zogenaamde ‘eindheffing’) betalen. Zorg dan wel dat u ook kunt laten zien dat de auto continu door verschillende personen gebruikt wordt!