Even lunchen en bijkletsen op kosten van de zaak?

Kantinemaaltijd, ook zonder kantine

Zónder werkkostenregeling. Een kantine-maal­­tijd is een privémaaltijd op het bedrijf. De waar­­de van de maaltijd is belast loon. Als u de werk­­kostenregeling niet toepast, moet u rekenen op € 2,20 voor een broodmaaltijd en € 4,20 voor een warme maaltijd.

Mét werkkostenregeling. Onder de werkkostenregeling wordt de waarde van een maaltijd gesteld op € 2,90 (alle bedragen 2011). De werkelijke kosten van de maaltijden doen er niet toe. De vaste bedragen worden bij het belaste loon geteld.

Eigen bijdrage. Eigen bijdragen komen hierop in mindering. Tip. Laat u uw werknemer een bijdrage betalen ter grootte van ten minste de belaste waarde van de maaltijd, dan wordt er niets bij het belaste loon geteld. Wilt u niet de rompslomp van steeds contant afrekenen? Verkoop dan strippenkaarten waarop per maaltijd een strip wordt afgetekend. Of laat de bijdrage inhouden op het uit te betalen nettoloon.

Twaalfuurtje is niet zomaar zakelijk

Over het werk praten. In principe is een lunch dus geen zakelijke maaltijd. Er is wél sprake van een zakelijke maaltijd bij een ’meer dan bijkomstig’ zakelijk belang. Een collega van u legde onlangs aan de rechter uit dat er sprake was van een zakelijke maaltijd (LJN: BR3269). Ter onderbouwing daarvan stelde hij dat de lunch hét moment was om zakelijke gegevens uit te wisselen. Tijdens de eetpauze van 30 minuten werd toch wel 10 minuten over zaken gesproken. De rechter vond dit onvoldoende. Voor het standpunt dat er sprake is van vergaderlunches was meer nodig.

Meer nodig voor zakelijkheid. Een maaltijd met collega’s is dus niet zomaar zakelijk. Daar is meer voor nodig, bijvoorbeeld dat gedurende de lunch een vergadering wordt gehouden of dat uw werknemers een broodje eten met zakelijke relaties die bij uw bedrijf op bezoek zijn.

Zo dekt u de tafel fiscaal goed

Houd het zakelijk. Heeft u een échte vergadering gecombineerd met lunch, bijvoorbeeld een vergadering van het verkoopteam waarin de nieuwe targets besproken worden, dan is dit wel degelijk een meer dan bijkomstige zakelijke maaltijd. Deze maaltijd mag dan belastingvrij en zonder dat de werknemer een eigen bijdrage betaalt, gegeven worden.

Tip. Zorg wel dat u kunt aantonen dat er een vergadering plaatsvond. Dit kan bijvoorbeeld door de uitnodiging te bewaren, de vergaderlunch in de agenda op te nemen en bij voorkeur ook door notulen te laten opstellen en deze te bewaren.

Kleinigheidje voor de gezelligheid? Kiest u er echter voor om niet een hele maaltijd maar losse consumpties zoals bijvoorbeeld koffie, thee, soepjes, melk en fruit aan uw werknemers te geven en is er dus géén sprake van een maaltijd, dan blijft dit belastingvrij. Let op. Als de losse consumpties gezamenlijk een maaltijd vormen (bijvoorbeeld bij de soep wat krentebollen, melk en fruit gevoegd), dan moet u deze ook als maaltijd in aanmerking ne­­men en dus belasten.

Uw eigen eten? Ook de lunch van een ondernemer is ‘privé’. Uit eigen voorraad of inkopen eten, levert u een privécorrectie op. Zakelijk buiten de deur eten is slechts voor 74,5% aftrekbaar.