WEBDIENSTEN - ONLINE OFFICE - 23.02.2011

Google Docs wordt steeds beter te gebruiken

Beter bestandsbeheer. De belangrijkste vernieuwing­ is een sterk verbeterd bestands­overzicht. Er wordt niet langer gewerkt met folders, maar met ‘collecties’ die zich gedragen zoals in Gmail. Dat betekent dat u hetzelfde document in meerdere collecties kunt stoppen. U krijgt de mogelijkheid om uw documenten te filteren op zichtbaarheid (al dan niet publiek) en op eigenaar (alleen van u of gedeeld met anderen). Bestanden worden automatisch gesorteerd op prioriteit: deze die u het vaakst gebruikt, staan automatisch bovenaan. Rechts van uw bestanden krijgt u een preview van de inhoud, naast info over de wijzigingsdatum, het gebruik door anderen, enz. U kunt nu ook uw opgeslagen foto’s bekijken in een slide­show of videobestanden in een aparte videospeler. Naast deze verbeteringen zijn er nu ook meer fonts, een autocorrectie-optie, meer mogelijkheden om figuren te tekenen en een beter overzicht van de revisies aan een document.

Back-up. Wilt u snel een back-up op uw harde schijf maken van uw online bestanden? Klik dan met de rechtermuisknop op een willekeurig bestand in het bestandsoverzicht en kies Download. Kies de tab All items en klik op Download om al deze bestanden binnen te halen in één zip-bestand (max. 2 GB per keer). U kunt alle bestanden in Microsoft Office-formaat laten staan of laten om­zetten naar Open Office- of pdf-formaat.

Maximale werkruimte. Wilt u alleen maar uw document zien terwijl u aan het werken bent, kies dan View; Hide Controls. De menu- en knoppenbalk verdwijnen dan, totdat u op de Esc-knop duwt. Als u tegelijk ook uw browser full screen zet (via de F11-knop), dan ziet u alleen nog uw document en kunt u werken zonder enige afleiding.

Snel een webpagina maken. Ziet u ertegenop om specifieke html-software te gebruiken, weet dan dat u ook met Google Docs een heel eenvoudige webpagina kunt maken. U maakt gewoon een document aan, waaraan u foto’s kunt toevoegen door ze vanaf uw desktop of via de Verkenner naar het document te slepen (als u Google Chrome gebruikt tenminste). Hyperlinks maakt u door een stuk tekst of een foto te highlighten, Ctrl-K in te drukken en dan de gewenste url in te geven. Als het document klaar is, klikt u op File; Download As; HTML (Zipped) en het document wordt opge­slagen als een html-pagina met een bijbehorende folder met alle benodigde fotobestanden. U kunt die pagina en de folder dan bekijken op uw website.

Mobiele versie. Er bestaat sinds kort ook een mobiele versie van Google Docs. Vreemd genoeg is die beter te gebruiken op de iPhone en de iPad dan op Googles eigen Android-toestellen. Het volstaat om op het mobiele toestel naar Google Docs te surfen en een document te selecteren. Als u het docu­ment ziet, opent u via de Edit-knop de speciale editor voor mo­biel gebruik. U kunt dan eenvoudig tekst toevoegen aan uw document. Wilt u ook de lay-out bewerken, druk dan op de Use Desktop Version-knop in de editor. U krijgt dan een knoppenbalk met allerlei mogelijkheden. Echt snel werkt dit nog niet, Google heeft hier dus wel nog wat werk voor de boeg.

Ten slotte. Merk op dat Google Docs nog altijd het best werkt in Googles eigen Chrome-browser. Zeker als u Internet Explorer gebruikt, kunt u niet altijd alle tips benutten. Google Docs wordt bijna wekelijks verbeterd, dus loont het de moeite om op http://googledocs.blogspot.com in de gaten te houden wat er voor nieuws mogelijk wordt.