Vaste kostenvergoeding, wat speelt er nu?

Kostenvergoeding. Kostenvergoedingen zijn een beladen onderwerp. Er gaat vooral veel mis bij de vaste kostenvergoedingen. Bij zowel werkgevers als werknemers bestaat er een voorkeur voor deze vorm van kostenvergoeding. De werknemer is immers verzekerd van een vast bedrag (ongeacht of er nu wel of geen kosten zijn gemaakt) en de werkgever is verlost van een heleboel administratieve rompslomp.

Dus wordt er vaak een vaste vergoeding afgesproken voor de dekking van kleinere, steeds weer terugkerende, zakelijke kosten. Vaak krijgen de medewerkers hetzelfde bedrag, waarbij er dan nog een onderverdeling gemaakt wordt aan de hand van de functie. Ook op grond van andere criteria kan er nog een extra vergoeding worden toegekend, bijvoorbeeld voor buitendienstfuncties.

Tip. Ook onder de werking van de per 2011 in werking getreden werkkostenregeling (WKR) kan nog steeds een vaste vergoeding verstrekt worden. Zolang u binnen de grenzen van de wet blijft (maximale vergoeding van 1,4% van de totale loonsom en geen ongebruikelijk hoge vergoeding), bent u van de ‘bonnetjesellende’ verlost.

Wat met de vaste kostenvergoeding?

Nu belangrijk. Kiest u (nog) niet voor de WKR (of heeft u moeilijkheden uit het verleden), dan kan de volgende beslissing van het Hof Amsterdam (LJN: BO9664) voor u van belang zijn.

Het ging hierbij over de voorwaarden die doorgaans verbonden worden aan het verstrekken van een vaste kostenvergoeding. Deze vergoeding dient namelijk naar aard en omvang (met andere woorden: hoeveel en waarvoor?) gespecificeerd te worden. Verder - en dat gebeurt veelvuldig - zal op verzoek van de fiscus de werkgever een steekproef moeten uitvoeren, die de hoogte en de aard van de vergoeding kan onderbouwen. Stuur de fiscus een brief waarin u als uitkomst van de steekproef de specificatie van de onkostenvergoeding op papier zet en vraag een voor akkoord ondertekend exemplaar van deze brief retour. Bewaar dit goed!

Wat vond de fiscus? In de procedure bij het Hof ging het om een accountantskantoor dat aan haar personeel de gebruikelijke vaste vergoedingen verstrekte. Bij controles door het (toenmalige) GAK was er over deze vergoedingen wel gesproken, maar waren de GAK-medewerkers er toch mee akkoord gegaan. In 2005 kwam de fiscus echter eens kijken en stelde zich op het standpunt dat de vaste vergoedingen belast waren. Er werd, met boete, nageheven. De zaak kwam bij het Hof.

Wat heeft het Hof Amsterdam beslist?

Steekproef in het verleden. Bij het Hof werd duidelijk dat er in het verleden een steekproefsgewijs onderzoek was geweest naar de omvang van de werkelijke kosten. Daarmee zou de vergoeding onderbouwd kunnen worden en was de kou uit de lucht. Probleem was dat de uitkomsten van dat onderzoek door een voorgenomen splitsing en reorganisatie kwijt waren geraakt. Beetje slordig misschien, maar dat kan gebeuren.

Naheffing in de prullenmand. Een andere steekproef (uit 2003) was wel begonnen, maar door de splitsing en reorganisatie nooit tot een goed einde gebracht. Dat excuus werd door de rechter aanvaard. Ook was van belang dat de fiscus nooit uitdrukkelijk om een steekproef naar de werkelijk gemaakte kosten had gevraagd. Dus ging de naheffingsaanslag in de prullenmand.