BELASTINGEN - 27.01.2011

Vaste kostenvergoeding in nieuw jasje vanaf 2011

Vanaf 2011. Met ingang van dit jaar kunnen werkgevers gebruikmaken van de nieuwe werkkostenregeling. U bent dit niet verplicht, want daarvan is pas sprake met ingang van 2014. Volgens de nieuwe regeling kunt u als werkgever 1,4% van de loonsom onbelast aan kostenvergoedingen verstrekken. Alles wat boven dit percentage vergoed wordt, is belast tegen een eindheffing van 80%. We schreven daar vaker over. Ook onder de nieuwe regeling kunt u aan werknemers een vaste kostenvergoeding verstrekken, waarvoor nieuwe voorwaarden gelden. Wat moet u weten?

Vaste kosten specificeren

Onder de ‘oude’ regeling was het van belang dat u een vaste kostenvergoeding specificeerde. Dit blijft ook onder de nieuwe regeling van belang. Om te beginnen moet een kostenvergoeding namelijk redelijk zijn, dus moet duidelijk zijn waar de vergoeding toe dient. Verder is het ook in uw eigen voordeel. De vaste kostenvergoeding telt namelijk mee bij het bepalen van de vrije ruimte van 1,4% voor onbelaste vergoedingen. Zaken die geen beslag op deze ruimte leggen, moet u er dan wel uitlichten. Zo niet, dan neemt de vergoeding een te groot deel van de beschikbare 1,4% voor zijn rekening.

Wat telt niet mee?

Om te beginnen moet u intermediaire kosten specificeren die deel uitmaken van de vaste kostenvergoeding. Dit zijn bedrijfskosten die een werknemer voor eigen rekening neemt en later terugkrijgt van de baas. Stel dat uw werknemers bijvoorbeeld zelf de benzine van de auto van de zaak betalen en deze later verrekenen, dan zijn dit intermediaire kosten die dus niet meetellen voor de 1,4% loonruimte.

Nihilwaardering. Voor sommige zaken hoeft u niets tot het loon te rekenen. Dit geldt bijvoorbeeld voor werkkleding en voor minstens 10% zakelijk gebruikte mobiele telefoons. Ook deze elementen moeten buiten de ruimte van 1,4% blijven, zodat u ook deze vergoedingen moet specificeren.

Gerichte vrijstellingen. Weer andere kosten zijn gericht vrijgesteld. Denk bijvoorbeeld aan de kilometervergoeding van 19 cent of aan zakelijke maaltijden. Ook deze bedragen tellen niet mee bij het bepalen van de 1,4% ruimte voor kostenvergoedingen en moet u dus apart terug kunnen vinden binnen de vaste kostenvergoeding.

Vaste kostenvergoeding onderbouwen

U zult een vaste kostenvergoeding dus moeten onderbouwen. Duidelijk zal moeten zijn voor welke kosten de vergoeding bedoeld is.

Houd een steekproef. Bovendien moet u voorafgaand aan het verstrekken van de vergoeding een steekproef houden. De oude regeling kent slechts een steekproef achteraf en alleen als de inspecteur erom vraagt. Let op. Blijkt bij een controle dus dat u de vergoeding niet op een steekproef heeft gebaseerd, dan bent u de klos.

Uitzondering op de regel. U hoeft bij wijze van uitzondering geen steekproef vooraf te nemen als u in het recente verleden deze al gehouden heeft en er sindsdien geen wijzigingen zijn opgetreden in het kostenpatroon en de vergoeding.

Afspraken vervallen. Past u de nieuwe regels toe, weet dan dat alle bestaande afspraken uit het verleden vervallen. Bij een eventuele controle kunt u zich hierop dus niet beroepen. Als u nieuwe afspraken wilt maken, zult u hiertoe zelf het initiatief moeten nemen.