RECHT VAN DE BOUW - 18.01.2011

U en uw bouwvergadering, hoe staat u nu sterk?

Voorkomen is beter dan genezen! De bouwverslaglegging bewijst zijn nut als het ergens mis is of als afspraken niet worden nagekomen. Er kan op deze verslagen worden teruggegrepen en via de verslagen kan de verantwoordelijke aangewezen worden. Het is dus voor u belangrijk dat u serieus en alert met verslaglegging van uw werk omgaat, zodat u later kunt aantonen dat een bepaald probleem u niet aangewreven kan worden, omdat u heeft uitgevoerd wat u is opgedragen.

U en de bouwvergadering

Wat werkt er goed? Dat begint al met de notulen van de vorige vergadering. Wanneer de notulist zijn werk goed doet, ontvangt u deze binnen vijf werkdagen per e-mail of per post. Ze tijdens de eerstvolgende vergadering uitreiken en ze dan pas kunnen doorlezen en beoordelen is voor u niet acceptabel. Velen hebben wat afgesproken is niet meer vers in het geheugen en afsprakenlijsten worden soms minder strikt nagekomen. Van u wordt verwacht dat u alert reageert en handelt. Dat mag u dan ook van de notulist vragen. Vraag om de notulen voortaan binnen vijf werkdagen te mogen ontvangen. De kans is groot dat u hiermee de waardering van de opdrachtgever oogst.

Notulen van de bouwvergadering. Bij ontvangst van de notulen leest u deze direct en aandachtig door en noteert u, indien aan de orde, uw bemerkingen. Het is verstandig een schoon exemplaar in uw projectmap op te slaan en een kopie met uw opmerkingen als werkexemplaar in de volgende vergadering te gebruiken. Indien u de notulen zelf kunt maken, maak dan liefst nog het verslag dezelfde dag of de volgende dag óf laat dat doen. Verzend het verslag binnen drie dagen.

Op tijd en niemand vergeten?

Op tijd. Zijn de andere leden van de vergadering niet op tijd, dan zegt u daar wat van. Door de voorzitter wordt opgenomen wie er aanwezig en wie er afwezig zijn en aan wie de notulen verzonden moeten worden. Dit kunnen ook partijen zijn die (nog) niet aan deze vergadering deelnemen, zoals een gemeente, nutsbedrijven, een constructeur, de diverse installateurs of nevenaannemers.

Zie hiervoor onze gratis voorbeeldopstellingen die u kunt downloaden van de Download Zone: http://bouw.indicator.nl (BW 13.10.07).

Vaststelling vorige notulen is belangrijk. Als het voorgaande is opgenomen en de bedrijven en de contactpersoonnamen zijn genoteerd, worden de notulen van de vorige vergadering doorgenomen en ‘vastgesteld’! Dit is voor u een belangrijk moment.

Uw opmerkingen aan de orde stellen. Indien u opmerkingen over de tekst in de vorige notulen heeft, dient u deze hier aan de orde te stellen. Uw opmerkingen moeten dan in de notulen van deze vergadering opgenomen worden. Realiseer u dat, indien u het met de tekst van de notulen van de vorige vergadering niet eens bent, u dit nú moet corrigeren. Maak hiervan gebruik!

Juridisch bindend. Na het doornemen van de verslagtekst en het noteren van uw opmerkingen, wordt deze notulen ‘vastgesteld’ en is in principe uw ‘beurt’ voor tekstreparaties voorbij.

Bij later aan de orde zijnde conflicten is de tekst van een vastgesteld verslag juridisch bindend en rechtsgeldig! Immers, u was erbij en heeft bij de vaststelling van de notulen met de tekst ingestemd.