Hoe kunt u verantwoord oude offertes hergebruiken?

Oude offertes waardeloos? In de loop van de tijd brengt u offertes uit voor het uitvoeren van verschillende werkzaamheden. Toch zult u met enige regelmaat met dezelfde soort werkzaam­­heden te maken krijgen. U kunt de verschillende werkzaamheden onderverdelen in een aantal soorten, bijv.: ‘verbouwing zolders’, ‘plaatsen dak­­kapellen’ of ‘verbouwen badkamers’. Voor die di­­verse soorten kunt u aparte mappen maken in uw offertesysteem en zo een aantal zogenaamde ‘basisoffertes’ aanmaken. Deze kunt u in voorkomende situaties hergebruiken, waardoor u een vol­­gende offerte niet steeds van nul af aan hoeft op te bouwen.

Verbeteren basisoffertes

Aanpassingen doorvoeren loont. Uit de praktijk blijkt op welke punten uw (basis)offertes verbetering of aanvulling nodig hebben. Zo kunt u in de toekomst voorkomen dat u dezelfde risico’s loopt, dingen vergeet of niet voldoende duidelijk bent. Het is dus belangrijk om uw basisoffertes regelmatig te toetsen met dat wat er in de praktijk is gebeurd. Aanpassingen in de basisoffertes verhogen de kwaliteit van nieuwe offertes.

Gebruik basisoffertes bij werkopname. De basisoffertes kunt u ook gebruiken bij het opnemen van de volgende, vergelijkbare werkzaamheden. U kunt prints maken van deze basisoffertes en die altijd bij u hebben. Op locatie heeft u dan steeds alle gegevens bij de hand. U hoeft slechts aantekeningen te maken van de veranderingen ten opzichte van de basisofferte.

En bij opstellen nieuwe. De basisoffertes zijn uiter­­aard ook bedoeld om nieuwe offertes samen te stellen. Door het gebruik van de standaardbasis­­offerte kunt u sneller nieuwe opstellen. Door de reeds eerder aangebrachte verbeteringen en aan­­vullingen én met het verwerken van de aantekeningen die u gemaakt heeft op locatie, wordt een nieuwe offerte snel opgesteld. Gevolg is een gerichte en complete, nieuwe offerte.

Valkuilen bij hergebruik. Het isvan belang om in de basisoffertes namen, adressen, data en andere locatiegerichte gegevens zo veel mogelijk weg te halen. Zo voorkomt u dat u per ongeluk oude gegevens laat staan in nieuwe offertes.

Kritische blik. Geen opdracht is 100% hetzelfde als de vorige soortgelijke. Dus zijn de aantekeningen op locatie van belang om een gerichte offerte te maken. Ook moet u altijd met een kritische blik blijven kijken naar nieuwe offertes. Namen, adressen, data, e.d., maar ook de omschrijving van de werkzaamheden en de leveringen van de materialen moeten kritisch doorgenomen worden om niet onnodig het risico te lopen dat u zaken over het hoofd ziet. Niet op de automatische piloot werken.

(Offerte)voorwaarden correct?

Prijzen, betalingsvoorwaarden, enz. Ook naar de algemene voorwaarden en de offertevoorwaarden van uw bouwbedrijf zult u elke keer kritisch moeten kijken. Bij elke opdracht kunnen andere voorwaarden van belang zijn. Tip. Past u deze dus altijd per offerte aan, zodat u niet onnodig risico loopt met betrekking tot prijzen, betalingsvoorwaarden of extra voorwaarden.

Tip. Leg de nieuw opgestelde offerte aan de kant en neem deze één dag later nog eens kritisch door en/of laat ‘een vertrouwd iemand anders’ de offerte doorlezen.