LOONHEFFING - 24.01.2011

De werkkostenregeling, vaste vergoedingen

De specificatie. Van belang is dat de vaste kostenvergoeding gespecificeerd is ‘naar aard en omvang’. Dat houdt in dat bijvoorbeeld een kreet als ‘de werknemer heeft recht op een onkostenvergoeding van € 25,- per maand’ niet voldoende is. Een dergelijke vergoeding zal bij de werkkostenregeling in ‘de vrije ruimte’ van 1,4% vallen. Naast een specificatie naar aard en omvang moet er een splitsing gemaakt worden naar gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en overige posten.

Voorbeeld. Een voorbeeld van een goede specificatie ziet er als volgt uit:

Let op. De overige posten vallen onder de vrije ruimte van 1,4%.

Het kostenonderzoek

Kosten bijhouden. Kosten mogen alleen buiten de vrije ruimte van 1,4% worden vergoed als er een onderzoek naar de omvang van de kosten is gedaan. Hiervoor moet de werknemer gedurende een bepaalde tijd bonnen, facturen, etc. bewaren en inleveren bij de werkgever.

Drie maanden. In dit kader wordt algemeen aangenomen dat een gemiddelde over drie maanden volstaat. De periode van het onderzoek dient representatief te zijn. Als een werknemer bepaalde kosten normaal gesproken niet maakt, maar gedurende de betreffende periode wel en deze kosten gaan daarmee tot de vaste vergoeding behoren, dan kan dit tot discussie met de Belastingdienst leiden. De kosten dienen dan ook aannemelijk te zijn. De inspecteur kan verplichten het onderzoek te herhalen. Let op. Als een dergelijk onderzoek niet vooraf is uitgevoerd, dan zal de vergoeding onder de vrije ruimte van 1,4% vallen.

Gevolgen vaste vergoeding

Niet meer declareren. Een werknemer die een vaste vergoeding ontvangt, kan voor dezelfde post geen declaratie meer indienen.

In het eerder gegeven voorbeeld kan een werknemer geen declaratie meer indienen voor het parkeren van zijn auto van de zaak, maar bijvoorbeeld nog wel voor het wassen van die auto. Het wassen is in het voorbeeld namelijk geen onderdeel van de vaste kostenvergoeding. Een aanvullende vergoeding op de parkeerkosten valt alleen buiten de 1,4%-ruimte als aannemelijk kan worden gemaakt dat de werkelijke kosten hoger zijn dan de vaste vergoeding (hier € 15,-).

Overgangsrecht

Als u het overgangsrecht toepast, gelden nog de oude regels. De mogelijkheid tot het geven van vaste vergoedingen kan dan per kostensoort verschillen. Voor intermediaire kosten gelden voor een groot deel dezelfde regels. Ook in dit geval is een specificatie naar aard en omvang vooraf verplicht (een splitsing tussen intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen is onder het overgangsrecht uiteraard niet te maken). Bij gebruik van het overgangsrecht is een kostenonderzoek niet verplicht, maar wel aan te raden in het kader van de bewijslast.