INCASSO - 31.01.2011

Bellen helpt!

Wat kunt u leren van professionals? Veel ondernemers sturen hun klant eerst een herinnering, dan een aanmaning en als dat nog niet helpt een ‘ingebrekestelling’. De praktijk is dat dit soort brieven gemakkelijk op de grote hoop verdwijnen. U bent waarschijnlijk niet de enige debiteur van deze klant en papier is nu eenmaal geduldig. Professionele organisaties, waaronder deurwaarders en incassobureaus, pakken het daarom anders aan. Wat kunt u van deze professionals leren?

Persoonlijke aanpak. Het heeft een positief effect om de rekening, herinnering of aanmaning die u stuurt, na te bellen. Het is zinvol om enkele dagen nadat u de rekening de deur uit heeft gedaan, even te bellen om te informeren of de rekening in orde is en of uw klant nog vragen, klachten of opmerkingen heeft. Zo maakt u het voor uw klant moeilijker om later nog met allerlei vage smoesjes of klachten te komen.

Tip. Bel de factuur zélf na. U weet immers wat er is afgesproken en wat er is geleverd. Bovendien kunt u zo nodig meteen met een oplossing komen. Heeft u veel rekeningen? Maak dan een selectie, bijvoorbeeld de rekeningen boven een bepaald bedrag en/of die van alle nieuwe klanten.

Tip. Noteer wie u aan de lijn heeft gehad. Als de factuur onverhoopt niet betaald wordt, kunt u direct naar deze ‘contactpersoon’ vragen.

Telefonisch herinneren. Als uw klant niet op tijd betaalt, stuurt u hem natuurlijk een herinnering. Bel een paar dagen later en informeer of er misschien een reden is voor de te late betaling. Als blijkt dat uw klant financiële problemen heeft, kunt u dat maar beter meteen weten.

Tip. Maak een betalingsregeling als uw klant niet ineens kan betalen. Leg de afspraken schriftelijk vast.

Tip. Laat een ander bellen, bijvoorbeeld uw partner of uw boekhouder. Zo blijft de relatie met uw klant ook voor de toekomst goed. U kunt dan altijd naar een ander verwijzen als uw klant u daarop aanspreekt ... “Mijn vrouw doet de boekhouding, met vragen over betaling moet u bij haar zijn ...”