LOONADMINISTRATIE - 12.11.2010

In vijf stappen naar een correcte identificatie

Hoezo ‘aan identificatieplicht voldoen’? Dat u uw werknemer moet identificeren, dat wist u al. Maar in de praktijk gaat dit toch nog vaak fout. Voor de belasting- en premieheffing betekent het onvoldoende identificeren dat u de werknemer moet behandelen als een anonieme werknemer. U moet dan 52% loonheffing inhouden. Bovendien moet u premies werknemersverzekeringen afdragen over het hele loon, de normale maximale bedragen gelden dan niet. Laat u dit achterwege omdat u denkt dat u een werknemer voldoende geïdentificeerd heeft, dan bent u ook een boete verschuldigd van al gauw 25%. Het is dan ook belangrijk dat u weet wat van u verwacht wordt.

Stappenplan biedt uitkomst

Er is door de overheid een vijfstappenplan ontwikkeld zodat u eenvoudig kunt zien wat van u verwacht wordt. Inmiddels is de overheid druk bezig met het maken van folders, e.d. hierover. Wij melden u hierna nu al de vijf stappen.

Stap 1. U vraagt uw werknemer om een geldig identiteitsbewijs (een paspoort of een identiteitskaart). Let op. Een rijbewijs is niet toegestaan. Daarnaast zijn voor sommige vreemdelingen ook andere documenten toegestaan. Zoals bijvoorbeeld een W-document voor bepaalde asielzoekers.

Stap 2. Vreemdelingen mogen niet altijd in Nederland werken en soms zelfs niet in Nederland verblijven. Ga na of uw werknemer wel in Nederland mag verblijven en werken en neem, indien nodig en mogelijk, maatregelen. Onder voorwaarden kunnen u en uw werknemer bijvoorbeeld in aanmerking komen voor een werk- en/of een verblijfsvergunning. Tip. De IND kan u hier meer informatie over geven (http://www.ind.nl). Mag de werknemer niet in Nederland werken en gaat u toch met hem in zee? U loopt naast de fiscale risico’s dan het risico op een boete van € 8.000,- per keer dat de arbeidsinspectie deze werknemer aantreft.

Stap 3. Controleer het identiteitsbewijs (ziet het er echt uit?). Voor meer informatie kunt u terecht op http://www.identiteitsdocumenten.nl Verder is het van belang of er indicaties zijn dat met het paspoort is geknoeid, zoals lijmresten, een vreemd formaat foto, e.d.

Stap 4. Controleer of het identiteitsbewijs hoort bij uw werknemer (kloppen op de foto zaken zoals lengte, kleur van de ogen, etc.).

Stap 5. Maak een kopie van het identiteitsbewijs en stop dit in uw administratie. Bewaar deze kopie tot 5 jaar na uitdiensttreding van de werknemer.

Wat kopiëren?

Van het identiteitsbewijs moet u een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals die met persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels en kinderen. Lege bladzijden hoeft u niet te kopiëren. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. Bij een Nederlands paspoort hoeft u alleen een kopie te maken van bladzijde 2 met de identificerende gegevens. Van een identiteitskaart moet u een kopie van de voor- en achterzijde maken.

Tot slot: niet vergeten. Naast deze 5 stappen moet u speciaal voor de belasting- en premieheffing nog twee extra stappen maken: u moet een loonbelastingverklaring (of een daarmee vergelijkbaar document) hebben én het burgerservicenummer (BSN) (voorheen ‘sofinummer’) van uw werknemer registreren.