Geldigheidsduur van uw offertes goed geregeld

Offerte geheel vrijblijvend aanbieden? U kunt ervoorzorgenom zo weinig mogelijk risico te lopen door offertes ‘geheel vrijblijvend’ aan te bieden. Juridisch gezien misschien begrijpelijk, want alleen dan kunt u er nog onderuit, mocht u zich op de een of andere manier bedenken doordat bijv. de prijzen fors zijn gestegen of als uitvoering niet haalbaar blijkt door een overvolle planning. Maar of dit verstandig is voor een goede relatie met de klant in de toekomst? Wat is raadzaam?

Geen geldigheidstermijn noemen? Hoe moet de klant weten hoe lang uw offerte geldig is als u geen geldigheidstermijn opneemt? Het komt voor dat een klant pas na maanden de opdracht geeft. In die tussentijd kunnen prijswijzigingen u parten spelen. U wilt dan alleen maar uitvoeren als de prijs wordt aangepast. U loopt in dat geval het risico dat de klant laat weten dat u zich aan uw afspraken moet houden, omdat wat hem betreft de offerte nog steeds geldig is. Onduidelijkheid dus.

Een geldigheidstermijn in offerte

Hoe u sterk staat. U kunt veel problemen en financiële risico’s voorkomen vanwege ontstane prijsstijgingen door met geldigheidstermijnen te werken. Een termijn noemen, betekent ook dat uw aanbieding definitief is. Duidelijkheid voor u én voor de klant.

Commercieel gezien komt u veel sterker over als uit uw offerte blijkt dat u vierkant achter uw aanbod met voorwaarden staat en dat u de grenzen van het aanbod vermeldt.

Hoeveel rek heeft u in uw planning? Ook voor het maken van een planning is het beter dat u de geldigheid van uw offertes beperkt houdt. Met het opstellen van een voortgangsplanning kunt u beperkt rekening houden met mogelijke opdrachten uit uitgebrachte offertes, hoewel dit ook een zeker risico inhoudt.

Welke offertegeldigheidsduur?

Bij het vaststellen van de geldigheidsduur moet u realistisch te werk gaan. U moet opdrachtgevers nooit onder druk zetten door korte termijnen aan te houden. Daar reageren ze meestal tegendraads op. U kunt beter vooraf informeren naar de duur van het beslissingstraject. Als u dan een iets langere termijn aanneemt, kan dat ook voor de klant acceptabel zijn. Het is gebruikelijk om te werken met een geldigheidstermijn van 60 dagen.

Tip 1. Houd ook rekening met het vaststellen van de geldigheidsduur in geval van prijsgevoelige materialen zoals hout, staal, e.d.

Tip 2. Als u toch een langere geldigheidsduur moet opnemen dan 60 dagen, moet u ophanden zijnde prijswijzigingen die van invloed kunnen zijn, zo veel mogelijk al meenemen in de offerte.

Tip 3. U kunt in uw offerte ook vermelden wat de verwachte prijsstijgingen zullen zijn voor bepaalde materialen ná het verstrijken van de geldigheidsduur.

Krijgt u de opdracht na geldigheidsduur, dan bent u vrij om prijswijzigingen alsnog door te berekenen of de opdracht uit te voeren volgens de uitgebrachte offerte. Breng in beide gevallen de klant op de hoogte om gedoe en risico’s te voorkomen.

Tip 4. Contact met de klant is noodzakelijk. Belt u na het uitbrengen van de offerte de klant altijd na. Doe dat zeker als de geldigheidstermijn van de offerte dreigt te verlopen.