Haal meer uit Outlook
Wilt u méér uit Outlook halen? Wij helpen u op weg met de interessantste tools voor Outlook en enkele instellingen die u tot nog toe misschien over het hoofd zag...
Agenda steeds in beeld
Als u voor uw dagelijkse planning steunt op de Outlook-agenda, dan wilt u die eigenlijk permanent in beeld hebben. Dat gaat niet zomaar in Outlook. Het tooltje Outlook on the Desktop (http://www.michaelscrivo.com/projects/outlookdesktop/) lost dit mooi op door uw kalender transparant af te beelden op uw bureaublad. Dit werkt erg snel en u kunt er als een echte agenda mee aan de slag (afspraken aanpassen, enz.).
Hapklare brokken
U weet al dat u tijd kunt sparen door sjablonen te gebruiken voor veelgebruikte mails. Outlook 2007 heeft in dat verband een erg handige functie die u misschien nog niet opmerkte: Quick Parts. In het scherm voor een nieuw bericht vindt u deze functie op het tabblad Insert. Zowel tekst als afbeeldingen kunnen als hapklare brokken opgeslagen worden. Typ of plak tekst of afbeeldingen in het opmaakvenster, selecteer wat u wilt bewaren en kies de optie Save Selection to Quick Parts Gallery onder Quick Parts. Die bewaarde Quick Parts kunt u dan snel invoegen in een nieuw bericht of antwoord. Om uw verzameling Quick Parts in categorieën onder te brengen, klikt u rechts op een Quick Part en kiest u Organize and Delete.
Mails sorteren
Maakt u vaak gebruik van sortering om door uw mail te navigeren? Weet dan dat u ook op meerdere kolommen tegelijkertijd kunt sorteren (bv. primair op datum, secundair op afzender, enz.). Klik daarvoor eerst op de kolom waarop u primair wilt sorteren, daarna houdt u de shift-toets ingedrukt en klikt u op de secundaire kolom.
Uw contacten op orde stellen
Mensen veranderen van adres, u maakt weleens een tikfoutje in een naam, u synchroniseert uw Outlook-adresboek met uw smartphone, ... Dit alles resulteert vaak in een rommelig adresboek met dubbele kaartjes voor dezelfde persoon. Schakel hiervoor het tooltje Anti-Dupe (http://www.anti-dupe.com - € 12) in: het laat de dubbels veel sneller verdwijnen dan u ooit handmatig zou kunnen.
De Autocomplete-functie voor adressen zorgt vaak voor ergernis: soms selecteert ze een oud adres (dat allang uit uw adresboek verdwenen is) of maakt ze geen onderscheid tussen twee personen met dezelfde naam. Outlook bewaart de autocomplete-adressen in een apart bestand. Met het gratis tooltje NK2View (http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html) past u dit aan.
Mail verzenden
Even uitstellen. Het overkomt iedereen weleens: u verstuurt een vrij agressieve mail en krijgt daar na enkele seconden al spijt van. Outlook kan de verzending van berichten opzettelijk vertragen nadat u op Send gedrukt heeft. U maakt daarvoor een nieuwe regel aan die van toepassing is op alle berichten na verzending, met als actie Defer delivery by a number of minutes. Een goede instelling is twee minuten vertraging. Zo heeft u steeds even bedenktijd om een mail terug te halen.
Bijlages. Vergeet u weleens de beloofde bijlage in een mail te plakken? De plug-in Forgotten Attachment Detector (http://www.officelabs.com/projects/forgottenattachmentdetector/Pages/default.aspx) zorgt voor een geheugensteuntje, maar werkt alleen goed bij Engelstalige mails.
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.