Uw bestanden en mappen netjes op orde
Harde schijven worden steeds groter, maar dat betekent ook dat het steeds moeilijker wordt om snel het juiste bestand terug te vinden. Met enkele eenvoudige voorzorgsmaatregelen brengt u uw harde schijf weer in orde.
Dumpt u al uw bestanden zomaar in de map Mijn documenten? Dan is de kans groot dat u na een tijdje veel tijd verliest met een bestand terug te vinden. Met de zoekfunctie in Vista en Windows 7 kunt u wel snel de inhoud van uw bestanden doorzoeken, maar toch is en blijft een goede bestanden- en mappenindeling heel belangrijk. Met enkele kleine ingrepen schept u orde!
Bestands- en mapnamen
Belangrijk is het geven van duidelijke namen aan bestanden. U kunt bijvoorbeeld elke bestandsnaam beginnen met de aanmaakdatum en afsluiten met het versienummer, bijvoorbeeld 20090511 - Belastingsaangifte - v1. Vroeger mocht u geen spaties gebruiken, maar sinds Windows 95 mag dat wel en we raden u aan om dat ook te doen. Verder is het ook belangrijk om voldoende mappen te gebruiken. Maak bijvoorbeeld eerst een map aan met uw eigen naam, met daarin andere mappen zoals Privé, Werk, ... en daarin weer andere mappen. Tip 1. Overdrijf ook niet, want anders moet u 20 keer klikken voor u bij de juiste map terechtkomt. U overdrijft bijvoorbeeld als u veel mappen heeft die leeg zijn of maar één of twee bestanden bevatten. Tip 2. U kunt ook een aparte partitie voorzien voor uw bestanden (bijvoorbeeld D:). Zorg er dan wel voor dat u meer dan voldoende ruimte voorziet, want een partitie vergroten is niet eenvoudig en betekent vaak dat u Windows opnieuw moet installeren.
Efficiënter zoeken
Heeft u Windows 7 of Vista, dan kunt u via de Start-knop zowel bestandsnamen als bestandsinhoud doorzoeken. Via de Verkenner kunt u dit beperken tot een bepaalde map. Heeft u nog Windows XP, installeer dan Windows Search 4.0 (http://www.microsoft.com/windows/products/winfamily/desktopsearch/getitnow.mspx) voor ongeveer dezelfde mogelijkheden. In Vista en Windows 7 kunt u trouwens ook zoekopdrachten bewaren. In de Verkenner selecteert u gewoon Zoekactie opslaan nadat u een zoekopdracht uitgevoerd heeft. Die kunt u dan later vliegensvlug opnieuw uitvoeren via de map Zoekopdrachten.
Labels toevoegen
Aan elk bestand kunt u labels(tags) toevoegen. Beschouw die als onderwerpen of trefwoorden voor een bepaald bestand, bv. notaris, bank, computer, website, enz. U kunt aan elk bestand meerdere labels toevoegen (gebruik een puntkomma om ze te scheiden) via de Verkenner: selecteer een bestand en geef onderaan de labels (of tags) in. Ook in bepaalde programma’s, zoals Office, kunt u labels invoeren. In het zoekvak van Windows kunt u dan een labelnaam ingeven om snel de bijbehorende bestanden te vinden. Tip. Labels zijn ideaal om snel foto’s en video’s te vinden, bestanden die behalve de bestandsnaam geen indexeerbare tekst bevatten. Zoeken kan opnieuw via de Verkenner of met Windows Live Photo Gallery (http://download.live.com/photogallery).
Sorteren en kolommen toevoegen
In de Verkenner zelf kunt u kolommen toevoegen door met de rechtermuisknop op de kolomhoofding te klikken. Nuttig zijn bijvoorbeeld Aangemaakt op, Titels, Auteurs, Grootte, enz. Klikt u trouwens op een kolomhoofding, dan worden de bestanden volgens dat criterium gerangschikt, bijvoorbeeld van groot naar klein. Klikt u er nogmaals op, dan gebeurt het omgekeerde (van klein naar groot).
Maak uw profiel aan om dit advies en vele andere adviezen te kunnen ontdekken.